Légy őszinte magadhoz. Milyen gyakran csinálsz egyszerre csak egy dolgot?

Ellenőrzi az e-maileket a telefonon az ülések során? Hirtelen találja magát a Facebook és a Twitter ellenőrzése helyett a munka felzárkózása helyett?

Még most is, miközben megpróbálom a legjobban írni ezt a darabot azáltal, hogy teljes figyelmet szentelek a munkámnak, az agyam megpróbálja ellenőrizni a Facebookot, frissíteni a beérkezett üzeneteket, ellenőrizni a Twitter @mentions-t, és válaszolni a szöveges üzenetre, amit nem igazán akarok megválaszolni.

Hogy működik az agyad

Némelyik biztos benne, hogy tökéletesen jó multitaskerek, valószínűleg jobban teljesít egy feladatot, ha elkötelezi magát, hogy egyszerre egy dolgot csinál.

A fókusz nem az egyetlen kérdés, azonban - a feladatok teljes körű és időben történő teljesítése gyakran azzal járhat, hogy szinte minden személy kapcsolatban állhat: késedelem.

A Haskayne Business School-ban a közelmúltban publikált, professzor által készített 10 éves tanulmány szerint a félrevezetés, a feladatok átláthatósága és az impulzivitás jelentik a késedelem legfontosabb előrejelzőit.

Sound familar? A bűnös egy közeli barátja a tiédnek - az Internetnek hívják.

Azok, akik munkájukat nagyrészt íróasztalon és a számítógépen végzik, folyamatosan küzdenek a munkával kapcsolatos feladatok elkerülése és a YouTube-videók, a valós idejű hírek, a társadalmi klubok és bármely más olyan tevékenység, amely azonnali boldogságot biztosít az összehasonlíthatóan negatív feladatok teljesítéséhez.

A probléma az, hogy tökéletesen tisztában van azzal, hogy a legjobban élvezné, ha az elemet azonnal megvizsgálná, de még mindig nem indul el.

Másodpercek, percek, órák múlva addig, amíg az óra kettőre nem ütközik, és még nem kell alaposan elvégeznie a feladatot. És ez nem csak a munka - háztartási házimunkák, feladatok, és az oldalsó projektek is eltalálják ezeket a zavaros szokásokat.

Laura Shin a Lifehacker-ről nemrégiben foglalkozott ezzel a témával, és prédikálta azt a logikát, amelyet egyikünk sem akar hallani:

"... amikor olyan embereket nézünk, akik képesek többet csinálni, mint amit csinálunk, gyakran csak azért van, mert jobban kezelik az idejüket. Az egyik legnagyobb kihívás, amikor az időigényt használjuk: nem igazán tudjuk hogyan töltjük el.

A három lépésből álló megközelítés a termelékenység növelése érdekében

Egyszerűen úgy dönt, hogy jobban kezeli az idejét, nem elég. Amint felfedeztük, egy jó csomó minket vezetünk a feladatok elhárításához - ideértve az idő hatékonyabb kezelésének feladatát is.

A legjobb módszer az idő hatékonyabb eltöltésére egy háromágú megközelítésre bontható, amely az egészségtelen multitasking és a halogatással kapcsolatos néhány problémát leküzdi: a feladatkezelés, a fókusz és az idő figyelmes használata.

1. lépés: Használja a teendők listáját a megfelelő módon

Végtelen tanács a teendők létrehozásának és kezelésének helyes módjáról. Ezek a rendszerek - amelyek olyan egyszerűek lehetnek, mint a ragadós jegyzet, vagy olyan összetettek, mint a "GTD" módszer - soha nem mágikus golyó, de sokan gyakran ugyanazon elveken alapulnak:

Írd le. Pontosíts. Ismerje meg (és néha jutalmazza) a sikert.

Az egyetlen probléma az, hogy sokszor annyira felzárkózik a teendők listájába, hogy még ez a tevékenység is a késleltetés módja.

A Wunderlist (Mac, iOS és Android) egy tiszta, jól megtervezett, teendők listája, amely lehetővé teszi, hogy a fentiek mindegyikét elérje a papír nyomvonal nélkül.

Ha egy feladat be van írva, akkor felkérést kap arra is, hogy részfeladatokat is tartalmazzon. Használja ezeket az alfeladatokat akcióelemként. Tehát például, ha az elsődleges eleme "a ház tönkretehetetlen", akkor a részelemek tartalmazhatnak "mop padlókat", "lapokat", és "elhelyezhetik az edényeket".

A feladat elvégzéséhez szükséges konkrét műveletek felvázolásával sokkal valószínűbb, hogy ezt megteheti.

Amikor elvégzi ezeket az alfeladatokat, ellenőrizze őket a Wunderlist-ban, amíg végül át nem léphet a fő feladat. Amikor mindent elmondtunk és megtettünk, az alkalmazás archiválja a befejezett feladatokat, lehetővé téve, hogy egy pillanatra elismerje sikereit.

2. lépés: Az egyes feladatok ideje

Meddig tart a reggel a postafiók tisztítása, vagy írja ezt a javaslatot? Ha Ön sokan közülük, akik megengedik, hogy a teendők listáján szereplő tételek versenyezzenek a zavaró tényezőkkel, akkor a termelékenység óráit pazarolhatja.

Az ilyen szokások leküzdéséhez nyomon követheti, hogy mennyi időt töltesz minden egyes feladatra. Ilyen módon csak annyi nyomást hoz létre, hogy arra kényszerítse Önt, hogy összpontosítson a feladatra, és megítélje, mennyire hatékonyan használja az időt. Íme néhány egyszerű és hozzáférhető mód a töltött idő követésére:

• Tartson egy egyszerű táblázatot . A módszer használatához készítsen egy kétoszlopos táblázatot a Google Dokumentumokban, az Evernote-ban vagy akár az Excelben. Ezután a telefon beépített stopperjével naplózza az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Alternatívaként készítsen egy háromoszlopos táblát, és naplózza a kezdési és befejezési időket.
• Használjon olyan alkalmazást, mint a Toggl. Ez az ingyenes alkalmazás az iOS, Android és az asztali számítógép számára egyszerűsíti a követési idő folyamatát. A kezelőfelület minimális, így az eszközök leírhatók a tevékenység leírásához és időzítő kezdeményezéséhez. Ha befejezte a feladatot, állítsa le, és hozzáadja a naplóhoz.
• A többfunkciós készülék: RescueTime. Ez a robusztus asztali és mobilalkalmazás kiküszöböli a kézi munka nagy részét, automatikusan nyomon követi és naplózza az idejét. A fizetett és ingyenes verziókkal kapcsolatos szolgáltatás akár olyan mértékben is lehetővé teszi, hogy blokkolja a zavaró webhelyeket, miközben egy fontos projektet kezel.

3. lépés: Fogd az agyadat a fókuszálásra

Ismét újra, a tudomány kimutatta, hogy bár lehet, hogy nem hangolódik be a munkahelyi zajokra, ezek a környezeti hangok az idő múlásával krónikus stresszhatások. A csevegés, a csípés és a gépelés mind negatívan befolyásolhatja a produktivitás és a feladatra összpontosító képességét.

Ekkor jön be egy olyan alkalmazás, mint a fehér zaj (Android, iOS). A fülek környezeti zajjal (pl. Rózsaszín zaj, fehér zaj, vagy akár vízzel futó hangok) kitöltésével más zajok kiürülnek, ami lehetővé teszi, hogy összpontosítson feladat.

Érdekes módon, az Autodesk szoftvergyártó cég kísérletezett rózsaszín zaj kibocsátásával az irodáiban. Bár nem világos, hogy a termelékenység növekedett, az irodai beszélgetés sokkal nyilvánvalóbb volt, amikor a rózsaszín zajt átmenetileg letiltották.

Tehát próbáld ki ezt: minden alkalommal, amikor elkezdesz egy feladatot, hangolj be a környezeti zajra egy olyan alkalmazással, mint a fehér zaj vagy egy olyan webhely, mint a SimplyNoise.com. Ezután, ha befejezte a feladatot, némítsa el a hangot.

Nemcsak az irodai zajok elzárásának előnyeit fogod élvezni, de a rózsaszín zaj az agyadhoz vezet, és tudni fogja, hogy itt az ideje, hogy produktív legyen.

Most a sorod

Ez egy olyan formula vagy mágikus rendszer, amely az összes időgazdálkodási problémát megoldja. A fenti javaslatok egyes kombinációja vagy adaptálása azonban komolyan javíthatja a termelékenységet. Kísérletezz különböző módszerekkel, és ne félj, hogy próbálj ki valami újat - csak ne pazarolja túl sok időt.

Van-e legjobb gyakorlata a termelékenység maximalizálására? Ossza meg módszereit a megjegyzésekben.