Kevés erőforrás a számítógépen értékesebb az Ön munkahelye számára, mint a névjegyzék. Sajnos a kapcsolatok szintén a legnehezebb eszközök közé tartoznak.

A közelmúltban az Alan nevű olvasó ezt a kérdést tette fel:

Én és két társunk a Microsoft Outlookot használjuk értékesítési kapcsolatainkhoz. Jelenleg három külön kapcsolattartó adatbázist tartunk fenn. Adatbázisunkat olyanba szeretnénk egyesíteni, amelyre mindhárom hozzáférhet, módosíthatja és frissítheti. Létezik-e olyan folyamat / szoftver, amely ezt ajánlja?

Ha nem bánja a manuális megközelítést, az Outlook lehetővé teszi, hogy a partnereket PST fájlként exportálja, amit a munkatársaik importálhatnak az Outlook fiókjaiba. Mindegyik felhasználónak még mindig van egy külön kapcsolattartó listája, amelyet más felhasználók hozzáférhetnek az Outlook profiljukból, így nincs valós szinkronizálás.

Természetesen, a személyi kapcsolatok listájába bekövetkezett változások nem lesznek nyilvánvalóak a többi felhasználó számára, amíg a PST-fájl nem lesz újra exportálva a frissített információkkal, majd a többi felhasználó újra importálja. Egyetlen névjegyzék automatikus szinkronizálása több Outlook felhasználó között (természetesen Exchange kiszolgáló nélkül) megkövetel egy olyan programot, mint például a 4Team 35 dolláros ShareO-ja, amely korlátozott funkciójú 14 napos ingyenes próbaverzióban érhető el.

A ShareO lehetővé teszi bármely Outlook mappa megosztását és szinkronizálását Exchange kiszolgáló használata nélkül. A program 2000 és 2010 között működik az Outlook összes verziójával, de csak a Windows PC-n fut. A vállalat a $ 25 ShareContacts programot is kínálja, amely csak az Outlook kapcsolatait szinkronizálja. Kipróbáltam a teljesebb ShareO-t.

Az export / import megközelítés az Outlook névjegyek megosztásához

Az otthoni irodámban lévő három PC-n három különböző verziójú Outlook van telepítve. A munkahorse PC az Outlook 2003-at futtatja, és 414 névjegye van, a biztonsági mentési rendszer az Outlook 2007-et használja, és csak 42 bejegyzést tartalmaz a névjegyzékben, és a teszt PC-n alapértelmezett telepítéssel rendelkezik az Outlook 2010 nulla kontaktusokkal.

Csak néhány percig tartott a névjegyek exportálása az Outlook PST fájlként, és a fájl importálása a biztonsági mentési és teszt PC-kbe. A partnerek exportálásához az Outlook 2003 és 2007 programból kattintson a Fájl> Importálás és exportálás parancsra. Az Outlook 2010 programban kattintson a Fájl> Megnyitás> Importálás parancsra. Mindhárom változatban válassza az Importáláshoz és exportáláshoz varázsló "Válasszon egy műveletet, amit végre kell hajtani" alatt az "Exportálás egy fájlba", majd kattintson a Tovább gombra.

A "Fájltípus létrehozása" részben válassza az Egyéni mappafájl (.pst) vagy az Outlook adatfájl (.pst) lehetőséget az Outlook verziójától függően, majd kattintson a Tovább gombra. Válassza ki a Névjegyek mappát a "Válasszon ki egy exportálandó mappát, " jelölőnégyzetet, vagy jelölje be a "Tartalmazza az almappákat" jelölőnégyzetet, ha szükséges, és válassza a Tovább gombot.

Adjon meg egy egyedi nevet a fájlnak, kattintson a Tallózás gombra, és válassza ki az exportált névjegyfájl tárolásának helyét (vagy fogadja el az alapértelmezett helyet az Outlook számára). Alapértelmezés szerint az a lehetőség, hogy a másolatokat az exportált elemekkel helyettesítse. Kiválaszthatja, hogy engedélyezi a másolatokat, vagy az exportált fájlból kizárja az ismétlődő bejegyzéseket. Végül kattintson a Befejezés gombra.

A névjegyek másik Outlook-fiókba történő importálásához jelentkezzen be a fiókba, és válassza a Fájl> Importálás és exportálás (Outlook 2003 és 2007) vagy Fájl> Megnyitás> Importálás (Outlook 2010) lehetőséget. Válassza a "Importálás egy másik programból vagy fájlból" pontot a Végrehajtandó művelet kiválasztása alatt, majd kattintson a Tovább gombra. Az Outlook verziójától függően kattintson a Személyes mappafájl (.pst) vagy az Outlook adatfájl (.pst) elemre, majd kattintson a Tovább gombra.

A "Fájl importálás" ablakban kattintson a Tallózás gombra, és keresse meg az előző lépésben exportált PST fájlt. Válassza ki a Névjegyek mappát, jelölje be a "Tartalmazza az almappákat" lehetőséget, ha szükséges, válassza az "Elemek importálása az aktuális mappába" lehetőséget, majd kattintson a Befejezés gombra.

Az Outlook bővítmény szinkronizálja a megosztott névjegyzékeket

A névjegyek (és más Outlook adatmappák) kézi importálás-exportfolyama elegendő ahhoz, hogy egyetlen felhasználó, aki egyszerűen meg akarja férni ugyanazt a partnerlistát több Outlook profilban, de nem felel meg két vagy több ember igényeinek. az Exchange-kiszolgáló használata nélkül egyesítse a különálló adatbázisokat egyetlen tárolóba.

Az Outlook ShareO bővítménye több felhasználó-mappát (és más Outlook-mappákat) szinkronizál a felhasználók csoportja között. A programot az Outlook 2003, 2007 és 2010 alapján három Outlook profilban több mint 400 bejegyzéssel rendelkező névjegyek megosztásával teszteltem. A program lehetővé teszi az e-mailek, naptárak, feladatok és más Outlook-mappák megosztását és szinkronizálását, de csak névjegyekkel teszteltem.

Miután letöltötte és telepítette a bővítményt, egy ShareO opciót helyez el az Outlook 2003 főmenüjébe és az Outlook 2007 és 2010 szalagjába.

A partnerek másik Outlook-profilba történő exportálásához jelölje ki a Névjegyek mappát (vagy bármely más mappát, amelyet meg szeretne osztani), majd kattintson a Megosztás gombra a ShareO menüben a program megosztási varázslójának megnyitásához. Kattintson a plusz gombra, és írja be a címzett nevét és e-mail címét, vagy válassza ki a listából a bejegyzését, ha korábban megosztotta velük, és kattintson a Tovább gombra.

Kapcsolódó történetek

• Lehet, hogy a világ felhő-őrült, de az Outlook for Mac a földön ragadt
• Hogyan lehet szinkronizálni az Outlook.com e-mailjeit az iOS-szal
• Helyezze át a leveleket az Outlook.com webhelyre

A következő képernyőn ellenőrizze a megosztani kívánt elemeket, majd kattintson a Tovább gombra. (Ne feledje, hogy a megosztott elemek korlátozására szolgáló ShareO szűrői nem működnek a próbaverzióban.) Válassza ki a speciális megosztási opciót, ha több megosztási vezérlőt szeretne elérni. Miután belépett a varázslóba, kattintson a Befejezés gombra a mappa exportálásának megkezdéséhez.

A mappa méretétől függően több percig is eltarthat az információ csomagolása és szállítása. Amikor a címzett (akinek ShareOnt is telepítenie kell) fogadja a mappát, utasítást kap, hogy válasszon ki egy célállomást, vagy elutasíthatja a mappát. A program azonosítja a párhuzamos bejegyzéseket és a lehetséges konfliktusokat egy külön mappába helyezi a felülvizsgálathoz.

A címzett értesítést kap az ismétlődő bejegyzések jelenlétéről is, és lehetőséget kap a konfliktusok megtekintésére és megoldására. Egy megosztott mappa szinkronizálásához egyszerűen kattintson a ShareO menü Sync gombjára. A ShareO lehetővé teszi, hogy olyan megosztott mappákat hozzon létre, amelyeket azok láthatnak, akik nem rendelkeznek ShareO-val. Nem teszteltem ezt a funkciót.

Megakadályozhatja a privát elemek megosztását és egyébként testreszabhatja a másokkal megosztott információkat. A naptárak megosztásakor szabad és elfoglalt időket adhat meg, anélkül, hogy részleteket kellene megadnia, például (ez a program egy másik jellemzője, amit nem teszteltem). A bővítmény lehetővé teszi a fájlok és mappák nyilvános vagy privát megosztott mappákon keresztüli megosztását, a megosztott adatok titkosítását, és az adatokhoz való hozzáférést a felhasználóktól függően.

Előfordulhat, hogy az alkalmi Outlook-felhasználók nem tudják igazolni 35 dollár kiadását minden egyes megosztott PC-re és szinkronizálni az adatokat, de Alan és munkatársai számára a ShareO olcsó alternatívája lehet az Exchange-kiszolgáló telepítésének és karbantartásának egyszerűen megosztása és szinkronizálja az Outlook mappákat.

Ne feledje, hogy a 4Team is létrehozza a 60 dolláros Sync2 programot, amely szinkronizálja az adatokat az Outlook és a Google naptárak és a kapcsolatok között.