Míg az e-mail szolgáltatók nagy tárolási kapacitása szükségessé teszi a tárolás kevésbé fontos problémáit ezekben a napokban, vannak olyan idők, amikor az emberek még mindig tárolási korlátokba ütközhetnek, vagy ki kell törölniük több ezer üzeneteket, amelyek a postafiókjaikat megzavarják. Ez különösen igaz lehet abban az esetben, ha a tárolóterve kisebb szintre változik, mint ahogy az az Apple alapvető iCloud tárolási terve a MobileMe-ről átállók számára.

Ha ki kell törölnie az e-mail üzeneteket, hogy felszabadítson helyet a bejövő postafiókban, akkor ezt kézzel is megteheti, ha először a Méret oszlopra kattint a levelezésben az üzenetek méret szerinti rendezéséhez (beleértve a mellékleteket is), majd fokozatosan törli vagy áthelyezi őket egy helyi postafiókba, hogy szabadítson fel helyet a fiókjában.

A második megközelítés az üzenetek archiválása, majd azok törlése a beérkezett üzenetekből, amit a jobb oldali egérgombbal a postafiókra kattintva, majd a Postafiók exportálása parancsával lehet elvégezni, majd a postafiók mentése után törölheti a régi üzeneteket. Alternatívaként archiválhatja az üzeneteit egy vagy több kiválasztásával (vagy kattintson a listán lévő üzenetre, és nyomja meg a Command-A billentyűt az összes kijelöléséhez), majd kattintson a jobb egérgombbal vagy kattintson a jobb egérgombbal, és válassza ki az Archívum elemet a kontextus menüből. tömörítenie kell őket, és át kell helyeznie őket egy Macintosh Archív postafiókjába.

A legutóbbi megközelítés az, hogy manuálisan archiválja üzeneteit egy olyan Mail-szabály alkalmazásával, amely a régi üzeneteket egy helyi postafiókba helyezi, amely eltávolítja az üzeneteket az online fiókjából, és helyben tárolja azokat a Mac számítógépén. Ez a megközelítés hasonlít az archiváláshoz, azzal a kivétellel, hogy lehetővé teszi az archiválandó üzenetek típusainak testreszabását és a tárolás helyét, az adott Archív postafiók használata helyett. Ehhez először hozzon létre egy új postafiókot (hívja "Old Mail", "Archive" vagy valami hasonló), és győződjön meg róla, hogy az létrejön a On My Mac helyen. Ezután keresse meg a Mail beállításait, és hozzon létre egy új szabályt (nevezze "Régi elemeknek" vagy valami hasonlónak). Ezután változtassa meg a feltételt "ha az alábbi feltételek teljesülnek", és állítsa be az archivált üzenetek feltételeit.

Bármely olyan körülmény közül választhat, amely megfelel az Ön igényeinek, de egy olyan beállítás, amely jól működik, az egy hétnél vagy egy hónapnál hosszabb üzenetek archiválása. Ehhez válasszon ki minden üzenetet egy feltételes bejegyzésként, majd válassza a Második feltételként beérkezett dátumot, és állítsa be az adott időtartamra (azaz 30 napnál idősebb). Ezután válassza az Üzenet áthelyezése lehetőséget a Műveletek részben, és válassza ki az újonnan létrehozott postafiókot a Mac számítógépén, hogy áthelyezze azokat.

Ha elkészült, az OK gombra kattintva mentse el a szabályt; az e-mail üzenetek bármelyikét archiválhatja azáltal, hogy futtatja a szabályt. Ennek a megközelítésnek az egyik megkötése a szabályok csak az új üzeneteken futnak automatikusan; ezért ahhoz, hogy ez a szabály a meglévő üzenetekre dolgozzon, manuálisan kell meghívnia a választott üzenetek közül. Ehhez a postafiókban lévő összes üzenethez válasszon egy postafiókot, és nyomja meg a Command-A gombot az összes üzenet kijelöléséhez, majd válassza az Alkalmazási szabályok alkalmazását az Üzenetek menüből (vagy nyomja meg az Option-Command-L billentyűt), és bármelyik, ami régebbi, mint a a szabály meghatározott időkeretbe való esését az aktuális postafiókról a megadott archív postafiókra kell áthelyezni.