A rettegett Válasz Minden gomb a múlt héten egy másik áldozatot felsorolt, amikor egy Los Angeles-i rendőrparancsnok egy e-mailben megkérdezte tisztjeit, hogy letartóztassanak valakit a kiskorú nyuszik illegális értékesítéséért, így az osztály nem kaphat „fekete szemet” a média.

Ahogy Ana Garcia beszámol az NBC Dél-Kaliforniájáról, a parancsnok nem tudta, hogy egy LAPD-nek adott válaszát küldték a TV híradást gyártónak is, aki információt kért az állat-kegyetlenség letartóztatásának hiányáról, miután az osztály azt állította, hogy lefekszik a gyakorlat.

Ellentétben a Válaszok minden áldozattal, a parancsnok megkapta a főnöke, a LAPD vezérigazgató Charlie Beck támogatását, aki azt mondta, hogy a parancsnok csak erőforrásokat osztott ki.

Nem, ez nem egy Looney Tunes rajzfilm, amely Bugs Bunny-t látja el, mint a bosszantó riportert és Elmer Fuddot, mint a beleaguered rendőrparancsnokot. Csak úgy hangzik.

Sajnos, a véletlen válaszok mindenkinek gyakran nem nevetnek. Tavaly januárban Ruth Graham jelentett a Grindstone-ról egy olyan nőről, aki elvesztette a munkáját, miután nem tetszett a menedzser lövöldözése egy válaszban, amit úgy gondolt, hogy csak egy pár munkatárshoz fog jönni, de ez valójában mindenki a vállalatnál volt.

Van-e egyetlen számítógépes funkció több bánatot okoz, mint a Mindenki válaszolása? Néhány szervezet olyan messzire ment, hogy letiltsa mind a válaszüzenetet, mind a továbbító funkciókat e-mail rendszerekben - legalábbis a kiválasztott üzenetek esetében.

A Microsoft Outlook felhasználók elkerülhetik a véletlen válaszokat azáltal, hogy elrejtik a Válasz minden gombot (amelyet az Outlook 2003-ban és 2007-ben a Válasz mindenkinek neveznek). Azt is beállíthatják, hogy az Outlook késleltesse az általuk küldött üzeneteket, hogy néhány másodpercet vagy percet adjon, hogy elkapja a válaszát.

Talán a leghatékonyabb védelem a véletlenszerű takarításokkal szemben az, hogy az Outlook 2010 ingyenes TuneReplyAll bővítményét használja, amely figyelmeztetést generál, mielőtt az üzenet minden címzettjének válaszolna.

Kerülje a véletlen válaszokat azáltal, hogy eltávolítja az Outlook eszköztárából vagy szalagjából

A munkanap gyakran zavaró sorozatok végtelen sorozata. Olyan sok ember, program és tevékenység, amely a munkahelyi figyelemért verseng, nem csoda, hogy néha a rossz gombra kattintunk.

A legegyszerűbb módja annak, hogy megakadályozzuk a véletlen válaszokat, hogy az Outlook 2003 és 2007 szabványos eszköztárából válaszoljon a Válasz mindenre opcióra, és válaszoljon az Összesre az Outlook 2010 szalagról. ugyanez nem mondható el az Összes válasz eltávolításáról az Outlook 2010 szalagról.

Az Outlook 2003-ban és a 2007-ben nyomja meg az Alt billentyűt, és húzza le a Válasz mindent gombra az eszköztárról, vagy kattintson az eszköztár jobb szélén található lefelé mutató nyílra, válassza a Hozzáadás vagy eltávolítás gombokat, válassza a Normál lehetőséget, és jelölje ki a Válasz mindenkinek jelölőnégyzet jelölését. Ne feledje, hogy mind a fő Outlook ablakban, mind az Outlook üzenetablakában kell végrehajtania a lépéseket.

Ahhoz, hogy az Outlook 2010 szalagot testreszabja, így a Válasz minden gomb elkülönül a többi válasz opciótól, kövesse a William Zhou által leírt lépéseket az Office TechCenter webhelyén:

Kattintson a Fájl fülre, válassza az Opciók lehetőséget, és válassza a Szalag testreszabása lehetőséget.

A jobb oldali panelen válassza a Válasz lehetőséget, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

Kattintson kétszer az Új csoport elemre. Nevezze át az első új csoportot (egyéni) a következőre: "Válasz (Egyéni)", a második pedig "Válasz mindenkinek" (Egyéni).

A bal oldali ablaktábla tetején kattintson a Fő lapok a "Parancsok kiválasztása" elemre.

A bal oldali ablaktáblában bontsa ki a Kezdőlap (Mail) és a Válasz parancsot.

A jobb oldali ablaktáblában válassza a Válasz (Egyéni) lehetőséget.

A bal oldali keretből hozzáadja a "Válasz küldése", "Válasz", "Továbbítás", "Találkozó", "IM" és "További" parancsokat a jobb oldali ablaktábla Válaszoláshoz (Egyéni) egyenként.

A jobb oldali ablaktáblában válassza a "Mindet választ (Egyéni)" lehetőséget. "

Adja hozzá a Válasz mindenkinek parancsot a "Mindet válaszol (Egyéni)" gombra. "

Válassza a "Mindet válaszol (Egyéni)" lehetőséget, és a Le gomb segítségével mozgassa azt a "Küldés / fogadás (IMAP / POP)" alatt.

Kattintson az OK gombra.

Megváltoztathatja a fenti lépéseket, hogy teljes egészében megszüntesse a Válasz minden gombot, ha csak egy új, Válasz (Új) nevű új csoportot hoz létre, amely nem tartalmazza a Válasz minden lehetőséget. Az Outlook mindhárom verziójában továbbra is válaszolhat mindenkinek a Ctrl-Shift-R megnyomásával, vagy a Műveletek> Válasz mindenkinek gombra kattintva az Outlook 2003-ban és 2007-ben.

Tavaly decemberben a CNET Rob Lightner leírta a Microsoft ingyenes NoReplyAll-bővítményét az Outlook 2010-hez, amely lehetővé teszi az üzenet küldőjének letiltását az üzenethez tartozó Válasz az összesre és Továbbítás funkciókra. Ahogy Rob elmagyarázza, a program tartalmaz egy olyan funkciót, amely lehetővé teszi a válaszok kikapcsolását az összes kapott üzenet esetében.

Kapcsolódó történetek

• A legrosszabb „Mindenki válaszol” mindenki?
• 5 módja annak, hogy elkerüljük a Petraeus húzását
• A Leahy nem vállal garanciális e-mail hozzáférést a fedseknek

Sajnos, a kiegészítő csak az azonos Exchange tartományban lévő címzettek számára működik. Hasonlóképpen, az Outlook visszaküldött-küldött üzenet funkciója csak Exchange-fiókokkal működik; az Outlook támogatási webhelye leírja, hogyan működik az Outlook 2003-ban az üzenetek visszakeresése.

A Gmail lehetőséget ad arra, hogy a szolgáltatás visszavonási szolgáltatásának használatával törölje a véletlen válaszokat mindenkinek. Ennek engedélyezéséhez kattintson a fő Gmail ablak jobb felső sarkában lévő fogaskerék ikonra, válassza a Beállítások lehetőséget, majd az Általános lapon jelölje be a Visszavonás küldése engedélyezése lehetőséget. Az opció engedélyezéséhez kattintson a Beállítások mentése gombra a beállítások alján.

(Ha nem látja a Küldés visszavonása opciót, kattintson a Labs fülre, és engedélyezze azt ott.)

Sajnos a maximális lemondási idő csupán 30 másodperc (a másik három lehetőség 5, 10 és 20 másodperc). Sok esetben a fél perc elég hosszú ahhoz, hogy felismerje, hogy nem megfelelő választási lehetőséget választott, és el kell kerülnie, hogy valamilyen „splainin” legyen.

Állítsa be az Outlookot az összes küldött üzenet késleltetésére

Egy üzenet-késleltetés funkciót adhat hozzá az Outlookhoz olyan szabály létrehozásával, amely automatikusan az egyes címekre vagy az összes címzettre küldött e-maileket hajtja végre. 2008 áprilisában leírtam, hogyan hozhatok létre egy send-delay szabályt az Outlook 2003-ban és 2007-ben.

A szabályalkotási folyamat ugyanaz az Outlook 2010-ben, bár a szabályok varázsló megnyitásához szükséges lépések különbözőek: kattintson a Fájl> Info> Szabályok és figyelmeztetések kezelése parancsra, hogy a szabályalkotási eljárást az adott programban végezze el.

A szabad program az „összes válasz” riasztást ad az Outlook számára

A véletlen válaszok által okozott bánat nagy részét el lehetett kerülni egy automatikus "Valóban akarsz?" megerősítés. Igen, rájöttem, hogy milyen súlyosbíthatja, hogy az ilyen figyelmeztetésekre kell kattintania, ha sietve eljut a munkanap végéig. Amikor felugró figyelmeztetésekkel bombázták, az emberek gyakran rájuk kattintanak, anélkül, hogy megfizetnék őket.

De ez a munkahelybiztonság, amiről itt beszélünk. Ha úgy dönt, hogy az üzenet rosszul érhető el, akkor nagyobb a gyors küldetés szükségessége, töltse le és telepítse az IvaSoft ingyenes TuneReplyAll bővítményét az Outlook 2010-hez.

Miután telepítette a programot a számítógépre, manuálisan engedélyeznie kell azt az Outlook 2010 Add-in Options segítségével. Kattintson a Fájl> Beállítások> Kiegészítők parancsra, és válassza a TuneReplyAll lehetőséget a bővítmények listájában. Válassza ki a Kiegészítő beállítások gombot. A program beállításai a TuneReplyAll fül alatt jelennek meg.

A bővítmény engedélyezése után figyelmeztetés jelenik meg, amikor a Válasz mindenkit választ, és azt kérdezi, hogy valóban szeretné-e, hogy az összes üzenet címzettje megkapja a válaszát. Alapértelmezés szerint a Nincs gomb van kiválasztva, így az Enter megnyomása visszavonja a válasz-összes műveletet. Az Igen gombra kell kattintania, hogy megerősítse az összes válaszát (vagy nyomja meg a Tab és az Enter billentyűt).

A TuneReplyAll lehetővé teszi, hogy kizárja saját címét, amikor mindenki válaszol. Beállíthatja, hogy a program automatikusan hozzáadja a címet az összes kimenő üzenet To:, Cc: vagy Bcc: mezőjéhez. A különálló PC-n teszteltem a programot (nem része egy Exchange tartománynak), és a hirdetett módon működött.

A válasz-minden egyenlet másik oldala az, hogy alapértelmezés szerint válaszolhat minden üzenet címzettére. A Gmail Labs az alapértelmezett válasz mindenki számára opciót kínált, amelyet úgy tűnt, hogy eltávolítottak - legalábbis az eszköz nem volt elérhető a Gmail-fiókomban.

Úgy tűnik, hogy a vállalatok ellenkező irányba mozognak: a válaszok letiltása mindenkinek, ahogy Mike Rosenwald a múlt hónapban jelentette be a Businessweek.com-on.

Azok a szervezetek munkatársainak véleménye szerint, amelyek az összes e-mail rendszerükben letiltották a választ, a funkció nem feltétlenül hiányzik.