A technológia zavaró, nem kétséges. Ahelyett, hogy lehetővé tenné, hogy az elektronikus modulok felhívják a figyelmet a munkanapok fontosabb tevékenységeitől, használd őket a fókusz élesítésére.

Sok időgazdálkodási módszerhez többnapos szimpózium szükséges. Egy egyszerű alternatíva a Francesco Cirillo Pomodoro-technikája, amelyet a 25 perces konyhai időzítőnek neveztek el, egy paradicsom Cirillo alakjában, amelyet a római főiskolán tanultak.

25 perc múlva a legtöbbet megtudhatja arról, hogy mit kell tudni az egyszerű menedzsment Pomodoro-megközelítésről. Az ingyenes Pomodoro Technique e-book (PDF letöltés) körülbelül hosszú időt vesz igénybe.

Dióhéjban minden nap tevékenységét felsoroljuk, és meghatározzuk a "Pomodoros" vagy 25 perces blokkok számát, amiket mindegyikre fordítasz; beállíthatja a Pomodorosok hosszát, de 25 perc, majd egy 5 perces szünet, sok ember számára működik. Négy Pomodoros után hosszabb szünetet tart.

Munkája során nyomon követheti a Pomodorosok számát, amire minden feladatnak szüksége van. A nap végén összehasonlíthatja a becslést az egyes feladatok tényleges eredményeivel. Használja ezt az információt a jövőbeli becslések javításához.

Beszélő paradicsom követi a munkanapot

A Pomodoro technikával több program is készült. Az egyik, amire telepítettem, az ingyenes Pomodoro Timer, egy nyílt forráskódú program, amely paradicsom ikont helyez el a Windows értesítési területén; a segédprogram Mac és Linux esetén is elérhető.

A Pomodoro Timer nem tartalmaz semmilyen dokumentációt vagy súgót, ezért el kell vinnie vagy el kell hagynia. A program telepítése után kattintson a jobb gombbal a paradicsom ikonra az értesítési területen, és válassza a Pomodoro indítása lehetőséget. Felkérik, hogy adjon nevet a Pomodorónak. Az óra elindításához kattintson az OK gombra.

A jobb egérgombbal a Beállítások gombra kattintva nyithatja meg a párbeszédablakot, amely megmutatja az egyes Pomodoro időtartamának megváltoztatását, beállítja a program riasztásait és a hanghatásokat (a "Hangjelzés" jelölőnégyzetet törölni szeretné) Pomodoros.

Munka közben az aktuális Pomodoro-ban maradt idő leolvasható az értesítési területen fekete számokkal. A Beállítások párbeszédablakban jelölje be az "Időszámláló megjelenítése" menüpontot, hogy megjelenjen az elhúzódó fekete szám alatti kis felbukkanó idő.

Az időgazdálkodás archenemy-jének kezelése: megszakítások

Természetesen a munkanapok gyakran kiszámíthatatlanok. A megszakítások néha belső jellegűek, például az e-mailek ellenőrzésének, és néha külsőnek, mint például a csengő telefonnak vagy a főnökével való rögtönzött találkozásnak. Ha megszakad, szüneteltesse a Pomodoro-t úgy, hogy a jobb oldali egérgombbal rákattint a visszaszámlálásra, és válassza a Megszakítás Pomodoro lehetőséget. Ha a megszakítás feladattá válik, rögzítse azt a nap többi Pomodorosával együtt.

A Pomodoro naplóján rögzítheti, hogy az egyes megszakítások milyen sürgősek és fontosak, és ha nem volt, próbálja meg a jövőben kitörölni, amíg befejezte a feladatát. A cél az, hogy javítsuk a különböző feladatok szükségességének előrejelzését.

Ha készen áll arra, hogy visszatérjen a munkához, válassza a Pomodoro folytatását a jobb egérgombbal.

Az e-book azt ajánlja, hogy papírt használjon minden nap Pomodoros tervezéséhez, és rögzítse a munka előrehaladását és megszakításait. Természetesen ugyanolyan könnyen használhatja a táblázatkezelőt, az adatbázis-rekordot vagy a szöveges fájlt, hogy nyomon kövesse a munkáját. A PC alapértelmezett szövegszerkesztőjét használtam a Pomodoro naplóm létrehozásához (úgy hangzik, mintha valami egy pártnál látná az avokádó mellett).

A múltbeli Pomodoros statisztikáinak megtekintéséhez kattintson a jobb egérgombbal a Statisztika elemre. A Pomodoros neveket, befejezési dátumokat és időtartamokat, valamint a megszakításokról szóló információkat tartalmazza. Az egyes oszlopokba rendezheti a bejegyzéseket, de az egyes bejegyzések másolása és beillesztése mellett nem exportálhatja az adatokat.

Pár napot töltöttem Pomodoros felvételével és elemzésével. A folyamat nem zavarta a munkanapomat. Mivel a legtöbb ember félórás szegmensek alapján tervezi meg a munkaidejüket, az egyes feladatok elvégzésének ideje előrejelzi az intuitív. Csak akkor vettem fel Pomodorost, amikor az asztalomon voltam, és általában a számítógépen. Más emberek használják őket az ülések megtervezésére és az üzleti tevékenységhez kapcsolódó telefonhívásokra.

A félórás lépések túl rövidnek bizonyultak számomra. Megnöveltem az intervallumot 1 órára és a szünet 10 percre. 25 perc múlva jobbra fújtam a szünet emlékeztetőit, de általában egy óra múlva készen álltam egy rövid szellőztetésre.

Otthonról dolgozom, így a megszakítások rögzítésének egy váratlan előnye az volt a döntés, hogy a munkanapon a csengőhangot elnémítottam a vezetékes telefonon. Bízom a mobiltelefonomra, hogy munkát végezhessek, így a vezetékes telefonhívások 9-től 5-ig terjedő szinte minden hívása robo-call marketing pálya vagy találkozó emlékeztető volt. (Otthoni számunk minden regisztrált do-not-call listán van regisztrálva, de a nemkívánatos marketingterületek megmaradnak.)

Akár rendszeresen tervezi és rögzíti a Pomodoros-t, akár csak egy rövid ideig, valószínűleg sokkal jobban meg fogod érteni, hogy ténylegesen hogyan tölti el munkanapját. Az információk pontosabbá teszik a tervezést, és azt is jelezhetik, hogy miként lehet minimálisra csökkenteni a megszakításokat, és elkerülhető az egyéb munkanapok mosogatása.