Ha valaha is küldött egy privát e-mailt egy nem kívánt félnek, vagy elfelejtette, hogy mellékletet csatoljon egy üzleti e-mailbe, nem vagy egyedül.

Íme kilenc tipp a közös e-mail snafus elkerülésére:

1. A mellékletek elfelejtése

"A dokumentumot csatoltam a felülvizsgálathoz." - Hoppá, nem én. A mellékletek elfelejtése olyan gyakori, hogy a Google Elfelejtett mellékletérzékelője a Google Labs-től a Gmail állandó funkciójává vált. A mellékletek elhagyásának legjobb módja, még akkor is, ha a Gmailet használja (az elfelejtett csatolmány-érzékelő nem biztosan megbízható), hogy az e-mail összeállításának megkezdése előtt csatolja a fájlt. Ha megvárja, amíg meg nem írta az e-mailt, az agyad a következő feladatra léphet, és elfelejtheti a mellékletet.

2. Blind Carbon Copy

Valószínűleg arra használta, hogy az embereket együttműködve meghívja munkáját. De néha a Bcc: a jobb megoldás. Használjon vak karbon másolatot, amikor e-mailben küld egy listát azokról az emberekről, akiknek nincs közük egymáshoz. Ha például hírlevelet küld, akkor gyakori udvariasság, hogy elküldje azt magának és a Bcc-nek: a címzetteknek. Az emberek megvédhetik az e-mail címüket, és nem akarják, hogy mindenkit hirdessenek a tömeges e-mailek listáján. Ha kap egy e-mailt egy küldőtől, aki a Bcc: -et kellett volna használni, akkor lehetőség van arra, hogy javasoljuk a funkciót anélkül, hogy úgy hangzik, mint egy bunkó. A CNET vezető szerkesztője, Lori Grunin szelíd választ ajánl, mint: "Nem hiszem, hogy ezt mindenkinek küldte. Tudta, hogy elrejtheti a címeket a Bcc-vel:?".

3. Érzelmi vagy részeg e-mailek

E-mail küldése, ha túlságosan érzelmes vagy akár elkeseredett is, visszajönhet, hogy kísérteni fog. Azoknak a Gmail-felhasználóknak, akik úgy gondolják, hogy néhány ital után a legjobb e-maileket írják, fontolja meg a Mail Goggles aktiválását a Labs-ban. Ha elég jó vagy, hogy válaszoljon néhány matematikai kérdésre, akkor jó. Mindannyian élvezhetjük az érzelmi e-mailek legjobb gyakorlatait: ha úgy érzi, hogy érzelmi e-mailt szeretne küldeni, menjen előre és írjon rá, hogy elengedje a gőzöket. Mentse el az e-mailt mint vázlatot, majd várjon 24 órát, mielőtt a Küldés gombra kattint. Lehetséges, hogy jelentősen módosíthatja az eredeti e-mailt, vagy törölheti azt. És örülök, hogy vártál.

4. ALL CAPS

Ez az etikettcsúcs igazán mindenre vonatkozik az interneten. Az összes sapka írása kiabál, és senki sem akarja kiáltani. Ráadásul nehezen olvashatunk valamit, amit minden sapkában írtak. A Google olyan rosszul akarta megszabadítani az összes sapkát, hogy elhagyta a Caps Lock kulcsot a Chromebookjaikban.

5. A cím automatikus ellenőrzése

Az automatikus kiegészítés nagyon hasznos lehet, de valaha is küldött egy e-mailt a rossz Ednek, Jennek vagy Bobnak? Győződjön meg róla, hogy az Automatikus kiegészítés kitölti a megfelelő címzettet a Küldés elindítása előtt.

6. Ne hagyatkozzon egyedül a helyesírás-ellenőrzésre

Az Ön böngészője vagy e-mail alkalmazása jó helyesírási hibákat ellenőrizhet, de mindig a nyelvtani szövegeket kell korrigálnia. Lehetőség van arra is, hogy az e-maileket a Microsoft Word-be vagy hasonlóba másolhassa, nyelvtanellenőrzéssel, majd az e-mail programba való beillesztésével.

7. Hangulatjelek és internetes rövidítés

A hangulatjelek aranyosak, és segíthetnek a humor, a szomorúság, a sokk vagy más érzelmek közvetítésében, amelyek nehezen felismerhetők. Az üzleti e-mailekbe való beépítés azonban valószínűleg nem jó ötlet. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a csere alkalmi tónust vesz igénybe, és a másik személy szabadon használja őket, menjen hozzá, de ne szúrjon ki minden mondatot egy mosollyal. Ugyanez vonatkozik az internetes rövidítésre, mint például a LOL, a ROTFL és az OMG.

8. Vágja ki az e-mail szálakat

A vissza-e-mailek az e-mailek meglehetősen hosszú nyomvonalát eredményezhetik és válaszolhatnak. Fontolja meg őket a legutóbbi pár e-mailre. Egy óriási e-mail szál piszkosnak tűnik, és az olvasó túlterheltek. Azt is szeretné elkerülni, hogy a szál véletlenül kerüljön továbbításra olyan személyre, akinek nem kellett volna közölnie néhány korábbi cserével.

9. Visszavonás (Gmail)

Ha Ön Gmail-felhasználó, rendkívül hasznos funkció a visszavonás funkció. Törölheti a törléseket, az archívumokat, a címkéket és többet, de a leghasznosabb a Visszavonás küldése. A visszavonás az utolsó védelmi vonal a fent felsorolt ​​hibák közül. Engedélyezze a Beállítások menüben a Labs alatt. Ezután lépjen az Általános beállítások pontra, és állítsa be a törlési időt 5, 10, 20 vagy 30 másodpercre. Ha nem vagy Gmail-felhasználó, akkor érdemes kitölteni a Címzett: mezőt, mielőtt készen állna elküldeni. Ez segít elkerülni véletlenül az e-mail küldését. Ha Mac-felhasználó vagy, nézd meg Topher Kessler tippjeit, hogy megakadályozzák a véletlen e-mailek küldését az OS X Mail alkalmazással.

Ez az. Ha jó e-mail történeteket szeretne megosztani, kérjük, írja be őket az alábbi megjegyzésekbe.