Az irodai lakosztályok öt és tíz évvel ezelőtt hosszú távúak voltak a kompatibilitás szempontjából. Korábban az egyik irodai csomagban található dokumentum ritkán nyitotta meg megfelelően a versenytársak irodai alkalmazásában, vagy ha lehetett volna gobbledygook és olvashatatlan. Még a Microsoft Office különböző verziói sem tudtak megfelelően beszélni egymással.

Lassan ez megváltozott, és a fájlkompatibilitás ma már olyan alkalmazások között lehetséges, mint az Office, az iWork, az Open Office és még a Google és a Zoho online lakosztályai is. Azonban ez a folyamat nem jelenti azt, hogy nem létezik néhány szag. Ebben a cikkben az iWork 08 és az Office 2007 (Windows) és az Office 2008 (Mac) kompatibilitásra összpontosítunk, de ugyanazokat a tippeket is használhatja és alkalmazhatja a másik kedvenc irodai csomagra.

PDF | Oldalak és Word | Számok és Excel | PowerPoint és Keynote

A bal sarokban az iWork, az Apple irodai alkalmazáscsomagja, amely tartalmazza az Oldalak nevű szövegszerkesztőt, a Numbers nevű táblázatkezelő alkalmazást és a Keynote nevű szoftver bemutató darabot. A jobb oldali sarokban a Microsoft, a Word, az Excel és a PowerPoint rendszerű irodai lakosztályok nehézsúlyú állata van.

Sajnos 100 százalékos garanciát nem lehet biztosítani, hogy a dokumentumok pontosan ugyanazok lesznek, mint a két alkalmazás között. Ha a rendszeres üzleti dokumentumok cseréjének pontosnak kell lennie, akkor ez problémát jelent, és érdemes megfontolni az iWork, a Microsoft Office vagy a rendelkezésre álló egyéb irodai csomagok szabványosítását.

Azt mondva, hogy lehet, hogy még az iWork vagy akár az Office for Mac használatára is lehetősége van. Az Apple platform jelenleg nem támogatja az olyan funkciókat, mint a VBA makrók, a Pivot Tables, sem az egyéni Back-end irodai alkalmazások, amelyeket a Visual Basic tartalmaz. Ezekben az esetekben korlátozott lehetőségek állnak rendelkezésre, de az Office Windows verzióját használhatja. Ha Ön energiafelhasználó, érdemes megpróbálni újratervezni az iWorkban lévő makrókat az AppleScript használatával, de ez egy fidgety folyamat, és nincs mód arra, hogy automatizálja vagy lefordítsa őket más módon, mint kézzel.

Bár ezek a termelékenységi bányák tudatában vannak, nem jelenti azt, hogy nem tudja hatékonyan megosztani a dokumentumokat. Itt van, hogyan:

Kétség esetén használja a PDF-t

Amikor megoszt egy dokumentumot, és a címzettnek nem kell megváltoztatnia, akkor a legjobb módja a fájlok megosztásának, ha azokat PDF-fájlokká alakítja. Ez az iWorkban és a Microsoft Office-ban egyaránt könnyű, és ez a legjobb módja annak, hogy a fájlok kompatibilisek legyenek bármely számítógépen.

Az iWorkban lévő dokumentum PDF-fájlja hasonló az Oldalak, számok és a Keynote programban. Kattintson a Fájl -> Exportálás -> PDF fájlra. Minden alkalmazásnak különböző exportlehetőségei vannak, de mindegyiknek PDF-je van.

A PDF-dokumentumok Microsoft Office for Mac alkalmazásban, például a Word, a PowerPoint vagy az Excel programban történő PDF-fájlba történő megnyitásához kattintson a Fájl -> Mentés másként -> PDF kiválasztása lehetőségre a legördülő menüből. A Windows-verzió nem olyan barátságos, és az Adobe Acrobat-ot, vagy valami hasonló programot kell telepíteni, amely mindkettő virtuális nyomtatót telepít. Ezután létrehozhatja a PDF-t a Fájl -> Nyomtatás és az Acrobat vagy azzal egyenértékű nyomtató kiválasztásával, és a fájlt exportálja.

A PDF-dokumentumok problémája az, hogy bár egy dokumentum megjelenését és érzetét szabványosítani tudják, hiányzik az a képességük, hogy együttműködjenek és módosítsanak dokumentumokat.

Fájl kompatibilitások

Ha megosztja és együttműködik az iWork 08 és a Microsoft Office 2007 (Windows) vagy a Mac Office 08 használatával, akkor fontos tudni, hogyan működnek együtt a két program. Az alapértelmezett Microsoft Office 2007 és Mac Office 08 fájlok importálásakor (olyan XML-fájlformátumok megnyitása, mint a .pptx, docx és .xlsx kiterjesztések) az iWork importálja a fájlokat, és automatikusan értesíti az esetleges összeférhetetlenségeket. Az iWork azonban nem tudja menteni vagy exportálni a dokumentumokat ebben a nyílt XML formátumban, hanem csak az előző Office-formátumokba, például .doc, .ppt és .xls fájlba exportálhatja.

Alapértelmezés szerint a Microsoft Office nem tudja elolvasni az iWork 08 fájlokat, el kell exportálnia azokat egy .doc, .ppt és .xls fájlba, mielőtt megpróbálná megosztani ezeket a dokumentumokat. Ezt az Oldalak, számok és Keynote-ban lehet elvégezni a Fájl -> Exportálás -> megnyomásával, illetve a Word, a PowerPoint vagy az Excel kiválasztásával.

PDF | Oldalak és Word | Számok és Excel | PowerPoint és Keynote

Fájlok megosztása az Oldalak és a Word között

A hüvelykujjszabályként, ha egy egyszerű dokumentumot hoz létre a Word programban, az hasonló módon jelenik meg az Oldalakban. Míg a megjelenés ugyanaz, a fordítási folyamat valójában átalakítja a Word dokumentumot a motorháztető alatt lévő oldalakra. Ez a Word-dokumentumok eredetileg Word-dokumentumok, bizonyos betűstílusok és néha sorterületek használatával eredetileg hűséges.

A sorok közötti távolságok javításához kattintson az oldalak szöveges ellenőrére, és győződjön meg róla, hogy a távolságok pixelben vannak megadva.

Hasonlóképpen, amikor az Oldalak dokumentumokat Microsoft Word-be exportálja, a stílusban nem minden stílus jelenik meg szépen. Ez különösen igaz a grafikus funkciók, szövegdobozok és formák használatára. Ez azonban nem minden végzet és homály. A legtöbb funkció jól fog működni, vagy ha az Oldalak nem tudják értelmezni a Word-adatokat, akkor egy figyelmeztető üzenet jelenik meg.

Az egyik legnagyobb hiba azonban az, hogy az Oldalak és a Word dokumentumok képesek a beágyazott táblázatok és diagramok egymás közötti megfelelő megtekintésére. Kísérleteinkben néhány egyszerű adatot megpróbáltunk térképezni, és a táblázatok minden alkalmazásban teljesen másnak tűntek. A legjobb eredmény érdekében érdemes megfontolni egy összetett adatmegjelenítést, hogy mindkét alkalmazásban azonos legyen.

A legjobb tanács az oldalak és a Word dokumentumok közötti megosztáshoz a szabványos, nem képzeletbeli formázás és a minimális Word Art használata, valamint a funkciók térképezése.

PDF | Oldalak és Word | Számok és Excel | PowerPoint és Keynote

Együttműködés a számok és az Excel között

A számok és az Excel mindkettő táblázatok, de két teljesen eltérő motorral rendelkeznek. Mint mondják Délkelet-Ázsiában, ugyanazok, ugyanazok, de különbözőek. Az Excel egy erősebb motorral rendelkezik, amely bonyolultabb műveleteket és integrációt képes kezelni az adatbázis által vezérelt back-end rendszerekkel. A számok inkább az alapvető számviteli és babszámlálásra irányulnak, de kiemelkednek (nem szándékoznak) a grafikonok megjelenítésében és exportálásában, valamint az adatok grafikus megjelenítésében.

Az Excel-dokumentumok Numbers-felhasználókkal történő megosztásakor az egyik legnagyobb probléma akkor fordulhat elő, ha egyes statisztikai és mérnöki funkciókat importál. Ez nem érinti azokat a felhasználók többségét, akik számolótáblákat használnak a számviteli mérésekhez, de esetleg érdemes ellenőrizni a komplex funkciókat a címzettekkel, hogy megbizonyosodjanak a számok egyezéséről. Szerencsére a probléma nyilvánvaló, amikor a számok megnyílnak - a cellák kiemelve vannak, ha egy importált dokumentumból semmilyen funkció nem tölthető be.

Amikor nagy Excel-fájlokat importál, és megpróbáljuk megnyitni őket a Számokban, egyes felhasználók a Mac problémájával szembesülnek, mivel nincs elég tartalék memória. Ha ez megtörténik, akkor győződjön meg róla, hogy csak a minimális mennyiségű alkalmazás van nyitva egyszerre, és ha ez nem működik, akkor lehet, hogy frissítenie kell a RAM-ot. Mint egy durva szelvény, egy 512 MB RAM-mal rendelkező számítógép max. 53, 687 cellában fog megjelenni egy Excel dokumentumban.

Az Excel biztonsági funkcióival védett fájlok megnyitása páratlan eredményekkel járhat. Ha egy munkafüzet jelszóval védett, akkor a számok hibaüzenetet kapnak. Az Excelből importált jelszóval védett cellák működhetnek, de üresek lesznek. Ha könnyen szeretne megosztani egy dokumentumot, akkor a legjobb, ha ezt a funkciót a Microsoft kikapcsolja. Ehhez nyissa meg a fájlt az Excel programban, és menjen az Eszközök -> Védelem -> elemre, és válassza ki a feloldás munkafüzetet. Csak az eredeti szerző képes feloldani a jelszavas védelmet.

A lap tetejére az Apple Numbers dokumentumai Excelben való megnyitásakor van néhány gotcha. Ne feledje, hogy nem tudja közvetlenül megnyitni az Numbers dokumentumot Excel-ben, akkor .xls fájlként kell exportálnia. Ha megnyitja ezt a .xls fájlt a számokban, előfordulhat, hogy különbség van az adatok megjelenítésének módjában. Például láthat egy olyan lapot, amelyen több munkalap található, az egyik lapon lévő táblázatok helyett, ahogy azt a számokkal látja. A megoldás az adatok egy táblázatba illesztése a számokba, majd az exportálásba. Így világosan láthatja az Excel több munkalapján lévő adatait.

Az exportálás folyamán a számok automatikusan megjelennek egy értékelő ablaktáblán, hogy megjelenjenek a dokumentum megnyitásakor az Excelben megnyitott lehetséges problémák. Noha ezek közül sok helyettesítés, fontos megjegyezni, hogy mit és hogyan exportálják a számokat az adatok.

Ebben az irodai csomagvizsgálatban a legnehezebb az adatok megosztása a számok és az Excel között, és a dokumentum integritásának megőrzése. Javasoljuk, hogy először a Microsoft Excel dokumentumokat állítsa be, és dolgozzon az egyik .xls formátummal. Ez csökkenti az adatok és a vizuális elemek inkompatibilitását a két program között.

PDF | Oldalak és Word | Számok és Excel | PowerPoint és Keynote

Előadások megosztása a PowerPoint és a Keynote között

Az előadások megosztása és a két program közötti együttműködés mindaddig lehetséges, amíg minimálisra tartják a divatos multimédiát, az átmeneteket és az automatikus funkciókat.

Két gyors tipp, amit már megtanultunk, itt is használható. Először próbáld meg ne használja a Word Art-t a PowerPoint-ban. A Keynote megpróbálja megegyezni a Word Art betűtípusával, de ha nem áll rendelkezésre, akkor egy helyettesítőbe kerül, amely az előadást amatőrvé teszi. Másodszor először hozza létre a PowerPoint alapdokumentumát. Ez csökkenti az importálás és exportálás közötti ellentmondásokat, ha a dokumentumot .ppt fájlban tartja.

Ha videót szeretne használni az előadásokon, akkor a legjobb megoldás a kompatibilitásra mindkét program esetében a Flash. A Flash-t az összes számítógép 97% -ára telepítik, és szinte minden böngészőben könnyen megtekinthető. A következő legjobb megoldás azonban a Quicktime, amelyet mind a Mac, mind a PC számítógépek támogatnak. A Flash mindkét környezetben hangot is vezérelhet, de azt találtuk, hogy az alapértelmezett audio opciók jól működtek a két alkalmazás között.

A diavetítés és a be- és kimenő szöveg, valamint a prezentációban megjelenő képek csinosnak tűnnek, de nem mindig jól átállnak a PowerPoint és a Keynote között. Általános szabályként a dokumentumok megosztásához alapvető átmeneteket kell létrehozni, meg kell próbálnia kizárni az automatizált funkciókat, és egyszerűnek kell lennie.

Miközben korábban kijelentettük, hogy a PDF a leginkább kompatibilis formátum a dokumentumok exportálásához, néhány további lehetőség van a prezentációk számára, amelyek megtartják a Keynote vagy a PowerPoint által beállított interaktivitást. Interaktív platformként ezek az előadások a webre, filmfájlra, képekre, Flash-re és akár iPodra is exportálhatók. Egyszerűen válassza ki a legjobb platformot a célközönség számára.

Lehet, hogy a két program nem együttesen működött együtt, és hogyan lehet minimalizálni az adatok pontatlanságát, de együtt játszanak együtt a dobozból. Azonban azok a kis dolgok, amelyek nem működnek, és amelyek a dokumentumok megosztását jelentik az iWork és az Office között, vagy megszakítják a kritikus prezentációt. A legjobb kompatibilitási eredmények érdekében a legjobb, ha a KISS-t (egyszerű, hülye) használjuk, vagy egyszerűen csak szabványosíthatjuk dokumentumaidat az iWork vagy az Office alatt.

Felhívjuk figyelmét arra, hogy ne használjunk olyan szabad alternatívákat, mint például az Open Office, amely elérhető a Windows, Mac és Linux vagy a Google alkalmazásaiban, amelyek csak böngészőt igényelnek.