Nincs ideje, hogy szétválassza a több száz szakértői véleményt arról, hogyan kell behatolni egy elszabadult postafiókba. Ezért csináltam az Ön számára a válogatást.

Ahogy az e-mailek termelékenységének fokozására szolgáló tucatnyi stratégián dolgoztam, egy téma merült fel: Tartsd röviden.

Ebben a szellemben és további késedelem nélkül itt vannak a legjobb javaslatok a termelékenységi gurukról az e-mail idő elnyelésének elkerülésére.

Ne hagyja, hogy a postafiók beállítsa az ütemezést

Én vagyok azoknak az embereknek, akik meglátogatják a beérkezett üzeneteiket, mielőtt kávét vagy reggel nyitok egy újságot (emlékszem az újságokra?). Éppen ezért az első tipp, amelyet Audrey Thomas szervezett az OrganizedAudrey.com-tól, hurkot dobott, várjon egy órát a munkanapra, mielőtt ellenőrzi az e-mailt.

Mivel sokan kommunikálnak az időzónán kívüli emberekkel, ezt a javaslatot nehéz követni. Az Audrey 10 utolsó tippje azonban az egyik, amit szívesen támogatom (egy képesítéssel): Kapcsolja ki az összes e-mail értesítést. Végtére is, ki a főnök, te vagy a postafiókod?

A minősítés az, hogy érdemes figyelmeztetéseket létrehozni azokra az üzenetekre, amelyeket olyan személyek kapnak, akik valóban sürgős üzenetet küldhetnek Önnek. Ebben az esetben olyan szabályt hozhat létre, amely figyelmezteti Önt szöveges üzenettel, amikor e-mail üzenetet kap az adott személytől (ezt a folyamatot egy későbbi bejegyzésben fogom ismertetni), vagy olyan szolgáltatást használhatok, mint az AwayFind.

Leírtam, hogyan használhatom az AwayFind-et egy 2012. novemberi poszton, az "Okostelefonok és táblagépek értesítéseinek elnémítása" című témakörben (lapozzunk az alkalmazás aljára az alkalmazással kapcsolatos információkért). Az AwayFind havonta 5 dollárba kerül egy e-mail fiókhoz és 15 dollár havonta legfeljebb öt fiókhoz; mind a Személyes, mind a Pro-fiókok ingyenes 30 napos próbákkal rendelkeznek.

Öt mondatú szabály megmenti az időt és a sajátjukat

Ahogyan vannak olyanok is, akik szeretik a saját hangjukat, sokan úgy gondolják, hogy üzeneteink címzettjei megtalálják az e-mail prose szegecselést. Nem így van. A vállalkozó Stephanie Vozza felhívja az öt mondatú e-mail szabályt a "termelékenység megőrzésére".

A Vozza azt javasolja, hogy az üzenetek alján egy posztcriptet helyezzünk el: "Az időd és az enyém megmentése érdekében az összes válaszom öt mondatra vagy kevesebbre korlátozódik." Valójában az öt mondat szabálya nem csak a válaszokra vonatkozik. Vozza idézi a vállalkozó Guy Kawasakit: "Alig öt mondat gyakran hirtelen és durva, több mint öt mondat pazarolja az időt."

A Kawasaki úgy véli, hogy az e-maileknek öt kérdésre kell válaszolniuk: kik vagytok, mit akarsz, miért kérdezed, miért kell a címzettnek tennie, amit kérdezel, és mi a következő lépés. Az öt mondat kivételével az egyetlen kivétel, amikor valaki dicséret. Akkor Kawasaki azt sugallja, hogy "addig folytassátok, ameddig csak akarsz."

A TLA-k lehetnek RTS-ek (valós idejű megtakarítók)

Az egyik legjobb módja annak, hogy az üzenetet rövidebb idő alatt eljuttassuk, hogy a TLA-kkal (három betűs betűszóval) feltöltsék azt. A „Les McKeown” a „E-mail termelékenység kulcsfontosságú elemeinek jobb oldala.

Ha elegendő egy két- vagy háromszörös válasz, vagy egyszerűen csak nyugtázni egy üzenet fogadását, akkor az eredeti üzenet nélkül válaszolhat, és elindíthatja a "Got; t nyissa meg az üzenetet. Az "eom" (üzenet vége) mellett a McKeown számos más TLA-t javasol: NRR (nincs szükség válaszra), Y / N (igen / nem kérdés), RB [T] (válaszol egy meghatározott időpontra / dátumra) ), AB [T] (meghatározott idő / dátum) és PYR (kérésed szerint), ami számomra túl nyilvánvalónak tűnik, és talán még egy kicsit snarky is.

Fájl vagy nem fájlfájl?

Számos e-mail-hatékonysági szakértő ragaszkodik ahhoz, hogy minden munkanap végén ellenőrizze, hogy a beérkezett üzenetek üresek-e. Megteszem az ellenkező megközelítést: a bejövő üzenetek a kereshető üzenetarchívum. Mindazonáltal könnyen elismertem egy szervezett levéltároló rendszer előnyeit.

Egy ilyen rendszer kulcsa olyan mappák létrehozása, amelyekbe különböző kritériumok alapján üzeneteket helyezünk. A Medium.com George Kao egy hétkategóriás e-mail rendszert fejlesztett ki, amely azt állítja, hogy minden beérkező üzenetet befogad.

A termelékenység szempontjából a Kao hét legfontosabb kategóriája az első: Nem kell válaszolni vagy olvasni, ami számomra "törlés". A többi kategória fájllehető, választható válasz, választható olvasás, szükséges válasz, ma szükséges válasz, és nyomon követés. Kao rámutat arra, hogy e kategóriák némelyike ​​alcsoportokat igényel.

Kapcsolódó történetek

• A Dropbox csecsemő lesz és munkahelyi csevegőszolgálatot vásárol a Zulip
• WhatsApp vezérigazgatója: Nem veszélyezteti a Facebook személyes adatait
• Régi üzenetek törlése és kezelése a Mail alkalmazásban
• A Twitter azt állítja, hogy nixes azt tervezi, hogy üzeneteket biztosítson a snoopingról

Ha hét levélkategória van túl sok az Ön számára, a Forbes Susan Adams javasolja a Mark Hurst termelékenység-szakértői "három ízű" levelezéskezelési megközelítését: irreleváns, releváns, de nem vitatható, és kereshető.

Az első kategóriában a levélszemét és a "minden válasz" üzenet, melyet Hurst szerint azonnal törölnie kell. A második kategóriába tartozó leveleket Hurst szerint kell archiválni. Ez csak azokat a üzeneteket hagyja, amelyeket a Hurst "munkának" nevez, amit javasol, hogy egy "teendő" mappába kerüljön.

Évekkel ezelőtt egy tapasztalt irodavezető elmondta, hogy a papírfájlok kezelésének kulcsa az volt, hogy minden fájlt szükség szerint kezeljenek, és lehetőleg csak egyszer. A levelezés áthelyezése a beérkezett üzenetekből és egy későbbi mappába kerül egy lépéssel a levelezéskezeléshez. De ha egy üres postafiók van a célod, Hurst rendszere körülbelül olyan egyszerű és egyszerű, mint amennyit kap.

Egy másik Forbes-cikk, amelyet ezen a héten jelent meg, és amelyet Cathie Ericson írt, öt módot kínál e-mail postafiókjának ellenőrzésére. Ericson idézi Marsha Egan-t az InboxDetox.com-ból, és azt javasolja, hogy naponta háromszor ellenőrizze az e-mailt: az első dolog reggel, ebéd után és a munkanap vége előtt. Ha szükséges, az Egan azt mondja, hogy hozzáadhatod a reggeli és a délutáni e-maileket.

Az Egan azt is javasolja, hogy ne nyissa meg a levelező alkalmazását, amikor a "futás közben" van, mert várni kell, amíg megvan az ideje, hogy szándékosan reagáljon. Emellett figyelmeztet arra, hogy a beérkezett üzeneteinket lefekvés előtt nem kell elolvasni, mert a fényes monitorok megnézése megakadályozza, hogy gyorsan elaludjon.

Gondoljon, mielőtt válaszol, vagy egyáltalán nem válaszol

Számos e-mail szakértő figyelmeztet arra, hogy azonnal nem válaszol az üzenetekre, ha nem kell. Ahogy a Medium.com George Kao rámutat, "a távolság perspektívát teremt."

Azt is figyelembe kell venni, hogy egyes üzenetek esetében az e-mail nem lehet a leghatékonyabb közeg. Ha az öt mondatú szabály ellen ütközésbe ütközik, ideje, hogy felveszi a telefont, vagy ha a személy a közelben van, személyesen hagyja abba az üzenetet. Ezzel ellentétben a szöveges üzenet leginkább olyan rövid jegyzetek esetében lehet hasznos, amelyeket azonnal le kell olvasni vagy válaszolni kell.

Bár nem közvetlenül kapcsolódik a termelékenységhez, egy másik, e-mailben megismétlődött tipp, hogy az üzenet hangját "pozitív és barátságos" állapotban tartsa. Mint minden elektronikus kommunikációnál, az irónia és más humoros próbálkozások gyakran a megfelelő hangfelvétel vagy személyi gesztusok és kifejezések nélkül esnek le. Ez egy másik ok arra, hogy gondolkodjunk a telefon felvételéről, vagy megállítsuk az üzenetet a testben.