Hat módszer a gyorsabb munkavégzéshez az MS Outlook programban

A nagy és kis szervezetek a Word dokumentumait, Excel táblázatait és PowerPoint bemutatóit használják a munka elvégzéséhez. Bizonyos szempontból az Outlook a három magas színvonalú Office alkalmazás gyenge unokatestvére. De a Microsoft mindenütt jelenlévő lakosztályának igazi munkahúzója a lenyűgöző e-mail / contact manager / feladatütemező.

Ezek az öt tipp az Outlook 2010, 2007 és 2003 számára lehetővé teszik, hogy kevesebb időt töltsön újra az archivált üzenetek újbóli megnyitására, a memóriák emlékeztetésére, a fájlok csatolásként való húzására, kifejezések hozzáadására, a tálcán lévő hely törlésére és az Outlookhoz tartozó kattintás-mentő billentyűparancsok listája.

Archiválja a mappák üzeneteit az ütemezés szerint

Sok embernek nem kell archiválnia az Outlook e-mailjeit, hanem a régi üzeneteket törölnie kell, vagy egyszerűen csak hagynia kell, hogy felhalmozódjon. Azonban a legtöbb szervezet az egyes Outlook-fiókok méretét megszünteti, így előfordulhat, hogy értesítést kap az informatikai emberektől, hogy archiváljon néhány régi e-mailt.

Az archiválás megakadályozhatja a mappák puffadását, de az archivált üzenetek lekérése hosszabb ideig tart, mint a nemarchiváltak újra megnyitása. Előfordulhat, hogy az Outlook alapértelmezett, 6 hónapos automatikus archívum-korú beállításait meghaladó üzenetekhez könnyen hozzáférhet. Könnyű késleltetni az összes Outlook archiválást vagy a program egyes mappák és üzenetek archiválását.

(Ne feledje, hogy az Outlook 2010 Tisztítás funkció automatikusan eltávolítja a kijelölt mappákban redundáns üzeneteként azonosítottakat. Ez nem ugyanaz, mint a régi e-mailek archiválása.)

Egy adott mappában levő levelek automatikus archiválásának engedélyezéséhez kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Tulajdonságok> AutoArchive lehetőséget. Alapértelmezés szerint az archiváló 14 naponta fut, és hat hónapnál régebbi üzenetekre vonatkozik. Az alapértelmezett beállítások módosításához válassza az Alapértelmezett archívum beállításai gombot az AutoArchive párbeszédablak megnyitásához. Itt megváltoztathatja az archiválás gyakoriságát, az üzenetek archiválási idejét és az archive.pst fájl helyét.

Egyetlen mappa archív beállításainak testreszabásához kattintson a jobb gombbal, válassza a Tulajdonságok> AutoArchive parancsot, válassza az "Archiválja ezt a mappát az alábbi beállításokkal", és hajtsa végre a választásokat. Az egyedi üzenetek archiválásának megakadályozásához nyissa meg azt, majd kattintson a Fájl> Információ> Tulajdonságok az Outlook 2010-ben és 2007-ben, vagy a Fájl> Tulajdonságok elemre az Outlook 2003-ban.

Az emlékeztetőket informatívabbá teheti

Az Outlook lehetővé teszi bizonyos üzenetek hozzárendelését egy színkódolt kategóriához, vagy utólagos jelzéssel jelölheti őket. Ezekkel a vizuális jelzésekkel is szükség lehet némi segítségre, emlékezve az üzenet jelentőségére. Az üzenet megnyitásakor a zászló mellett megjelenő leírás hozzáadásához válassza a Követés> Egyéni lehetőséget, és írjon be egy szót vagy kifejezést a magyarázatba.

A feladatokban és a naptárban megjelenő emlékeztető hozzáadásához kattintson a jobb gombbal az üzenetre, és válassza a Követés> Emlékeztető hozzáadása lehetőséget. A "Megjelölés" mezőben adja meg a nyomon követési művelet leírását. Ez a szöveg az üzenet tetején jelenik meg az emlékeztetővel kapcsolatos egyéb információkkal együtt.

A fájlok csatolásának gyors módja

A fájlnak az e-mailhez való csatolásának tipikus megközelítése egy új üzenet megnyitása, a gemkapocs ikon kiválasztása és a megjelenő mappaablakban való navigálás. Ha a Windows Intézőben vagy bármelyik mappaablakban van, kattintson a jobb gombbal a fájlra, és válassza a Küldés> Levelező címzettre lehetőséget, amely új üzenetet nyit az alapértelmezett e-mail programban.

Lehet, hogy még több időt is megtakaríthat, ha a fájlt közvetlenül az Outlook beérkezett üzeneteibe húzza, amely szintén új üzenetet nyit meg a fájl automatikusan csatolva.

Az Outlook helyesírás-ellenőrzőjének testreszabása

A helyesírási hibák egyenesen szakszerűtlenek, így az Outlook helyesírás-ellenőrző funkciója elengedhetetlen a legtöbb ember számára. A helyesírás-ellenőrző szótár nem tartalmaz minden olyan szót, amelyet rendszeresen használ a levelezésben. A gyakran használt nevek és kifejezések hozzáadásával pontosíthatja az Outlook helyesírás-ellenőrzőjét. Az Outlook 2010 és 2007 programban válassza a Fájl> Opciók> Levelezés> Helyesírás és automatikus javítás> Egyéni szótárak> Szójegyzék szerkesztése lehetőséget. Egyszerre adjon hozzá új kifejezéseket, és kattintson kétszer az OK gombra.

Az Outlook 2003 alkalmazásban kattintson az Eszközök> Beállítások> Helyesírás elemre, és válassza a Szerkesztés gombot az "Egyéni szótár szerkesztése" alatt. Ha szükséges, kattintson a figyelmeztetésre, adja hozzá az új kifejezéseket a Custom.dic fájlhoz, kattintson a Fájl> Mentés gombra, majd a Fájl> Kilépés parancsra. (OK, ez a tipp nem sok időt takarít meg, de jobban nézhet ki.)

A Microsoft az Office támogatási webhelyén több információt nyújt az Outlook és más Office 2010 alkalmazások egyéni szótárairól.

Az Outlook csökkentése az értesítési területre

A munkanap közepén a tálcán a lehető legkisebb alkalmazásokkal eléggé zsúfolt lehet, még akkor is, ha azt választja, hogy több nyitott ablakot programozjon. (Ennek a beállításnak a beállításához kattintson a jobb gombbal a tálcára, válassza a Tulajdonságok> Tálca elemet, és válassza a "Mindig kombinálja, elrejtse a címkéket" a "Tálca gombok" melletti legördülő menüben.)

Az Outlookot ki lehet venni a tálcakombinációból úgy, hogy a minimalizált ikont csak az értesítési területen helyezi el. Ehhez kattintson az egér jobb oldali gombjával az értesítési területen az Outlook ikonra, majd válassza az Elrejtés min. Az Outlook ezentúl csak az értesítési területre csökkenti a feladattárat.

Gyorsan váltson egy másik Office alkalmazásra

Ha van egy Office alkalmazásod nyitva, akkor valószínű, hogy valamilyen munkát kell végezni egy másikban. A Ctrl + Shift + H megnyomásával új Outlook-dokumentumot, Excel-táblázatot, PowerPoint-prezentációt vagy más típusú fájlt nyithat meg az Outlookból. Ez a billentyűparancs megnyitja az Új Microsoft Office Dokumentum párbeszédpanelt. Csak válassza ki a kívánt fájltípust, majd kattintson az OK gombra.

A Microsoft Office webhely több tucat billentyűparancsot sorol fel az Outlook 2010, az Outlook 2007 és az Outlook 2003 programokra.

Váltás a Beérkezett üzenetek mappába: Ctrl + Shift + I

Váltás a Kimenõ mappába: Ctrl + Shift + O

Válassza ki a küldeni kívánt fiókot a következőtől: Ctrl + Tab (Fókusz a Vonalra), majd a Fiókok gombra

Küldés: Alt + S

Válasz egy üzenetre: Ctrl + R

Válasz mindent egy üzenetre: Ctrl + Shift + R

Jelöljön ki egy üzenetet nem levélszemétként: Ctrl + Alt + J

A blokkolt külső tartalom (üzenetben): Ctrl + Shift + I

Küldés egy mappába: Ctrl + Shift + S

Ellenőrizze az új leveleket: Ctrl + M vagy F9

Ugrás a következő üzenetre: Felfelé mutató nyíl