Az általam dolgozott cég a Microsoft Word-sablonokon alapul, hogy mindenféle dokumentumot készítsen, az egyoldalas betűkről a több száz oldalnyi jelentésig. A sablonok lehetővé teszik számunkra, hogy az ügyfeleknek és a partnereknek küldött összes dokumentum hasonló megjelenésű legyen.

Gyűjteményünk egyik leggyakrabban használt sablonja egy többoldalas levél, amely az első oldal tetején található dátumot mutatja, a cég logója alatt, valamint a következő oldalak fejlécében. Sajnos a levelek általában néhány nappal azelőtt kerülnek elküldésre, és a küldési dátum gyakran eltolódik. Ezenkívül a leveleket a hivatalos "elküldött" dátumtól eltérő időpontokban is megküldik. Ezért nem adhatunk hozzá mezőt az aktuális dátumot megjelenítő betűkhez.

Míg a szerzők általában emlékeznek arra, hogy megváltoztatják a dátumot a levél első oldalán, szinte mindig elfelejtik, hogy ugyanazt a változást végezzék el a következő oldalak fejlécében. A megoldás az volt, hogy egy szöveges űrlapmezőt adjon hozzá a levél első oldalához, amelyet a szerzők a levél küldési dátumának megadásához használnak, majd egy utólagos hivatkozást helyeznek a szövegmezőre a következő oldalak fejlécében.

A Word formanyomtatványok megkönnyítik a szöveg megismétlését

Valójában könnyebb egyszer beírni a szöveget, és megismételni máshol a Word 2003 dokumentumokban, mint ugyanaz, mint a Word 2007-ben és 2010-ben. Ez azért van, mert a Microsoft nehezebb hozzáférni a szöveges mező mező gombjához a legutóbbi verziókban a Word. Biztos vagyok benne, hogy az ergonómia nevében.

A Word 2003 alkalmazásban nyissa meg azt a sablont, amelyhez hozzá szeretné adni az ismétlődő szöveget. Győződjön meg arról, hogy az Űrlapok eszköztár látható a Nézet> Eszköztárak> Űrlapok gombra kattintva. Ezután helyezze a kurzort, ahová az ismétlődő szöveget szeretné megjeleníteni, és válassza ki az űrlap mezőt a Formák eszköztáron. (Ez az "ab" gomb az eszköztár bal oldalán.)

Egy szürke doboz jelenik meg öt kis körrel egymás mellett. Kattintson a mezőbe, ha rövid, leíró szöveget szeretne hozzáadni, például "Adja meg a küldési dátumot". Kattintson duplán a négyzetre a Szövegmező mezőbeállítások párbeszédpanel megnyitásához. A sablont használók az "Alapértelmezett szöveg" mezőbe írják be a megismételni kívánt szöveget. Most tartsa üresen a mezőt, de írjon be egy rövid, leíró szöveges karakterláncot a párbeszédpanel bal alsó sarkában lévő Könyvjelzők mezőbe (szóköz vagy írásjel nélkül). Ha elkészült, kattintson az OK gombra a párbeszédablak bezárásához és a sablonhoz való visszatéréshez.

Annak érdekében, hogy a szerzők bármilyen szöveget írjanak be a szövegmező mezőbe, a dokumentum máshol is megjelennek, add hozzá a kereszthivatkozást a mezőhöz, ahol csak szeretné, hogy az ismétlődő szöveg megjelenjen. Amint azt fentebb kifejtettem, az általam dolgozott cégnek szüksége van arra a dátumra, amelyre a szerzők az első lapra lépnek, hogy megjelenjenek a dokumentum második és minden következő oldalának fejlécében.

Egy ilyen kereszt-hivatkozás hozzáadásának első lépése egy szakaszszakasz létrehozása, hogy megakadályozzuk a fejlécinformációk megjelenését a dokumentum első oldalán. Helyezze a kurzort az első oldal végére, kattintson a Beszúrás> Törés gombra, és válassza a Következő oldal lehetőséget a Szekció szünetek alatt. Kattintson duplán a második oldal fejlécére, és törölje a jelölést a Hivatkozás az előzőre elemre. Azonos, mint az előző címke eltűnik.

Ezután kattintson a fejlécre, ahol meg szeretné jeleníteni az ismétlődő szöveget, és válassza a Beszúrás> Referencia> Kereszthivatkozás lehetőséget. A Kereszthivatkozás párbeszédpanelen válassza a Könyvjelző lehetőséget a Referencia típusa legördülő menüben, és válassza ki azt a könyvjelzőt, amelyet éppen létrehozott a könyvjelzők listájából, amely az ablak alján található.

Amikor a sablont egy dokumentum létrehozásához használják, az első lap szöveges mezőjébe beírt szövegszerzők megjelennek a második és a következő oldalak fejlécében (vagy bárhol is helyezzük el a kereszthivatkozást). A szerzők egyszerűen duplán rákattintanak a szövegmezőre a Szövegmező-mezőbeállítások párbeszédpanel megnyitásához, írják be a megismételni kívánt szöveget az "Alapértelmezett szöveg" mezőbe, majd kattintson az OK gombra.

Miután elmentette és újra megnyitotta a dokumentumot, a szöveg megjelenik a szövegmezőben, valamint a dokumentum összes könyvjelzővel ellátott helyén. Ha meg szeretné tekinteni, hogy a szöveg hogyan néz ki azonnal, használja a Nyomtatási kép opciót a fájl tényleges nyomtatása nélkül.

A szöveg automatikusan ismétlődik a Word 2007 és 2010 programban

Teljes mértékben elvártam, hogy az új keresztverziókban az ilyen kereszthivatkozások könnyebbé váljanak, de ez valójában több hozzáadott lépést tesz szükségessé a Word 2007 és 2010-ben. Először is meg kell győződnie arról, hogy a Developer szalag látható; alapértelmezés szerint rejtve van. A megjelenítés elrejtéséhez kattintson a Fájl> Opciók> Szalag testreszabása elemre, és ellenőrizze a Fejlesztő elemet a Word lapok jobb oldalán található Fő lapok alatt.

Miután engedélyezte a fejlesztő szalagot, válassza ki azt, és válassza ki a Legacy Tools (örökölt eszközök) gombot a szalag vezérlő részében. A megjelenő legördülő mezőben válassza a Szövegformátum mező ikont a felső sor bal oldalán. Ettől a ponttól kezdve a könyvjelzővel ellátott szövegmező és a kereszthivatkozások hozzáadásának lépései majdnem megegyeznek a fentiekben a Word 2003-ban leírtakkal.

Ne feledje, hogy a szövegmező és a kereszthivatkozások eltérőek a Word 2007 és a 2010-es sablonban, mint a Word 2003 sablonjában. Szintén létrehozhat egy szakaszszakadást a Word két újabb változatában (hogy megakadályozza, hogy az ismétlődő szöveg megjelenjen a dokumentum első oldalának fejlécében) az Oldalelrendezés szalagra kattintva, válassza a Megszakítások lehetőséget, és a Szekciószakadások alatt válassza a Következő oldal lehetőséget.