Nem sokan használnak csak egy számítógépet. Tény, hogy a legtöbbünk egy munkanapon belül ugrik a gépről a gépre.

A legjobb módja annak, hogy biztosítsa, hogy a digitális élet bármelyikéből érkező fontos fájlokat elérheti, a fájlok online tárolása. Ha a Google Dokumentumokat online fájltárként használja, ezek a tippek segítenek a munkanap lerövidítésében.

A merevlemezre küldjön egy Google Dokumentumok fájljait tartalmazó csipkés másolatot

A legtöbb számítógép-felhasználó biztonsági másolatot készít a fontos fájljairól, ha azokat egy optikai lemezre vagy USB-tárolóeszközre másolja, vagy feltölti őket egy online tárolási szolgáltatásra. Most az online biztonsági mentések is másképp működnek.

Ha a Google Dokumentumok dokumentumait, táblázatait, prezentációit és egyéb fájljait egyetlen zip fájlban szeretné letölteni, válassza ki a kívánt fájlt, majd kattintson a Tovább> Letöltés gombra. Válassza az "Összes elem" elemet, és ellenőrizze a fájltípust vagy a "Ne töltse le (átugorja)" az egyes fájlkategóriák legördülő menüiben. Az összes formátumot is megváltoztathatja MS Office, Open Office vagy PDF formátumban.

Kevesebb, mint egy percig tartott, hogy tömörítse és letöltse a 300 fájlt - többnyire Word-dokumentumokat és Excel-táblázatokat - egy 68 MB-os ZIP-fájlba. Ha nem szeretne várni, amíg a letöltés befejeződik, kattintson az "E-mail, ha kész" gombra, hogy a Google küldjön egy linket, amikor a fájl letölthető.

A Google Dokumentumok automatikus javítása a gépelés mentéséhez

A Google Dokumentumok szövegszerkesztője a helytelenül írt szavak helyesbítését javasolja: kattintson a jobb gombbal, vagy kattintson a parancsra, válassza a "Mindig helyes" lehetőséget, és a javasolt kifejezések közül válassza ki a helyes helyesírást.

Gyorsbillentyűket is létrehozhat az általánosan bevitt szöveghez, mint például a nevét, címét, munkáltatóját vagy más gyakran ismétlődő kifejezését. Ehhez kattintson az Eszközök> Beállítások elemre, írja be a gyorsbillentyűket a Csere mezőbe, és válassza ki az Ön által választott szöveget az With mezőben. Most, amikor beírja ezt a szöveget, egy szóköz után megjelenik a hosszabb kazánlap.

Annak megakadályozására, hogy a Google Dokumentumok automatikusan létrehozzák a töredékeket, ellipsziseket, szerzői jogokat és védjegyeket, valamint más speciális karaktereket, törölje a jelölést a Beállítások listában lévő elemre, vagy kattintson az x-re a tétel törléséhez.

Billentyűparancsok különösen a Google Dokumentumok számára

A legtöbbünk emlékszik egy tucat billentyűparancsra, amelyet rendszeresen használunk. A 2008-as hozzászólásban azt írom le, hogyan lehet létrehozni egy tucatnyi billentyűleütést tartalmazó szövegfájlt, így az egyetlen olyan billentyűparancs, amelyet meg kell emlékezni, az a fájl, amelyet a fájl megnyitásához rendel.

A billentyűzet-gyorsbillentyűzet Google Docs verziójának megnyitásához nyomja meg a Ctrl (vagy a Mac parancsot) és / (előrejelző). Másik lehetőségként hozzáadhatja ezeket az öt Google Dokumentum billentyűzet-kombinációt a főparancsikonjához:

Ctrl-Shift-C : Szószám megtekintése

Ctrl-Shift-Y : A kiválasztott szó meghatározása

Ctrl; (pontosvessző): Mozgassa a következő helytelenül írt szót

Alt-Shift-F : Mozgás a menüsorba

Ctrl- (hátlap): Formázás törlése

Bónusz tipp: A Google Dokumentumok nézetének maximalizálásához írja be a Ctrl-Shift-F billentyűt a teljes képernyős nézet aktiválásához. A kezelőszervek elrejtéséhez kattintson a Nézet> Teljes képernyő gombra. Nyomja meg az Esc gombot a vezérlők megtekintéséhez, és a Ctrl-Shift-F ismételten, hogy visszatérjen a normál nézethez.

A fájlok hozzáférhetővé tétele mindenki számára vagy csak a meghívottak számára

A Google Dokumentumokban tárolt összes fájl alapértelmezés szerint privát. Fájl megosztásához kattintson jobb gombbal, és válassza a Megosztás lehetőséget. Ebből a menüből elküldheti a fájlt e-mail mellékletként, e-mailt küldhet az Ön által kijelölt együttműködőnek, vagy válassza a Megosztás elemet, hogy megnyissa a "Megosztás beállítások" párbeszédablakot.

Kattintson a Módosítás gombra a "Ki rendelkezik hozzáféréssel", hogy a fájl nyilvános legyen (hozzáférhető legyen az interneten bárki számára) vagy bárki számára hozzáférhető legyen a fájlhoz tartozó linkre. Ez a két lehetőség nem igényel bejelentkezést, és megadhatja, hogy a nézők is szerkeszthetik-e a fájlt.

A fájlt magán is megőrizheti, de csak az Ön által kijelölt személyekkel oszthatja meg. Ez a beállítás megköveteli, hogy a munkatársak bejelentkezzenek a fájl eléréséhez. Kattintson az "Emberek hozzáadása" szövegmezőbe, és írjon be egy e-mail címet, vagy válassza ki a bejegyzéseket a névjegyzékből.

Alapértelmezés szerint a megosztott személyek is szerkeszthetik a fájlt. Kattintson a "Lehet szerkesztés" gombra a jobb oldalon, hogy korlátozza őket a dokumentum kommentálására vagy csak megtekintésére. A fájl tartalmát is beillesztheti az üzenetbe, és elküldheti magának egy példányt.