G Suite: Minden, amit tudnia kell, mielőtt feliratkozik a Google irodai csomagjához

A technológia egyre inkább összefonódik az üzleti szempontokkal, így a CNET @ Work segíthet Önnek - az ötnél kevesebb alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozások számára - a fogyasztók számára.


Bár minden kisvállalkozás különbözik, vannak olyan alkalmazások, amelyek szinte minden kisvállalkozásnak szüksége van.

Ezek az alkalmazások jellemzően irodai "suite" -ba vannak csomagolva, és e-mail, naptár, szövegszerkesztés és táblázatkezelő állnak. Néha más eszközökkel érkeznek, mint például a prezentációkezelő, az adatbázis vagy az űrlapkezelő, és így tovább. Az egyik ilyen irodai csomag a Microsoft Office, melyet elsőként az Office 365-ként értékesítenek. A másik a Google G Suite.

  • Öt tényező, amelyeket figyelembe kell venni az Office 365-re való költözés során Microsoft Office 2016: vásárolni vs előfizetés

Az irodai csomagpiacot évek óta a Microsoft dominálta Microsoft Office termékcsomagja formájában. Mielőtt mobil- és web-központú világgá lettünk, az embereknek telepíteniük kellett az alkalmazásokat az egyéni számítógépekre, akár CD-ROM-ot (a nap folyamán), DVD-t (a nap folyamán), akár a letöltés és telepítő telepítése.

Nem volt kétséges, hogy a Microsoft Office asztali alkalmazásai erőteljesek és képesek voltak, de sok felhasználó számára túlterheltek, ijesztően összetett és folyamatos karbantartási és licenckezelési kihívást jelentettek.

A Microsoft Office még mindig körül van. Valójában ez a történelem egyik legsikeresebb terméke. 1990-ben kötegként indult el, de alapvető alkalmazásai, mint például a Word és az Excel, 35 évvel ezelőtt indultak 1983-ban.

Miért beszélek az Office-ról, ha ez egy G Suite-cikk? Az iroda a 800 font gorilla ezen a helyen. Ahhoz, hogy megértsük, hogy a G Suite alkalmas-e az Ön vállalkozására, hasznos, ha némi nézőpontot kap az Office-ról.

A legtöbb kisvállalkozás általában az Office 365 vagy a G Suite-t választja. Mindkettőt azért használom, mert mindketten elég olcsóak a kis üzletek árán. Különböző, különböző eszközöket igénylő ügyfélprojektekkel rendelkezem, és mindkét termékből kedvelt funkcióim vannak.

Rendszeresen hatalmas előadásokat adok, gyakran 60-70-ös vagy annál több diavetítéssel, és azokat a PowerPoint asztali verziójában használom. A webcast szoftver csak a PowerPoint diákat használja, és 20 éves izom-memóriaom van.

De én is használom a G Suite-ot.

ZDNet: 24 felhő szolgáltatást találtunk az Ön vállalkozásának, amit biztosan meg akarnak próbálni

A G Suite szabványos irodai alkalmazásokat tartalmaz

A Gmailet elsődleges kommunikációs eszközként használom és folyamatosan élek benne. 2014-ben az asztali Outlook-ról a Gmailre váltottam, és egy pillanatra nem bántam meg a lépést.

Számomra a G Suite alapja a Gmail. A három legnagyobb előnye, hogy mindenhol elérhető, nem kell aggódnom, hogy hol található a levelemfájl (ami az Outlook napjaiban jelent meg), és a kereshetőség kiváló.

18 GB-os e-mail címem van, ami 1997-ben megy vissza. Amikor a Gmailbe költöztem, az összes Outlook-üzenetet áthelyeztem a Gmail postafiókomba. Tehát bár 2014 óta csak a Gmail-en dolgoztam, kereshetem az összes levelemetörténetemet, ami 21 év múlva, kb. Egy másodperc alatt megy vissza.

Mivel tudom, hogy néhányan kérni fognak, egy YippieMove nevű szolgáltatást használtam (komolyan, ez a nevük). Körülbelül egy hétig tartott, de az összes üzenetem tökéletesen átkerült az Office 365 fiókból a Gmailbe.

A Gmailen kívül ezek a szokásos alkalmazások, amelyek a G Suite-hoz tartoznak:

  • Naptár: mivel a naptár több naptárat is jól kezel, ez az én-m eszköz, amellyel blokkolhatok időt a projektek számára

  • Dokumentumok: G Suite szövegszerkesztője

  • Lapok: táblázatkezelő

  • Dia: egy alapvető prezentációs csomag

  • Tartsuk: egy nagy, kis jegyzetelő eszköz

  • Webhelyek: webhelyépítő

  • Űrlapok: a gyors, de meglepően erőteljes formák kialakításának eszköze

  • Hangouts: csevegőeszköz, mint a Slack

  • Hangouts Meet: Hangouts videokonferencia

Hogy őszinte legyek, ezek az alapvető G Suite üzleti alkalmazások az, amit „elég jónak” neveznék. A legtöbb felhasználó számára a legtöbb alkalmazás esetében a Docs, a lapok és a többiek nagyszerűek.

Ez azt jelenti, hogy ha nagy teljesítményű matematikai modellezést végez, akkor valószínűleg asztali Excel-t szeretne. Ha olyan könyvet ír le, amely egy termelési rendszerrel dolgozik, érdemes lehet a Microsoft Word vagy a hagyományos asztali kiadványcsomag. Ahogy már említettem, óriási előadásokat készítek, így a Microsoft PowerPoint asztali verziója az egyetlen módja annak, hogy menjek.

Azonban a felhasználók túlnyomó többsége nem energiafelhasználók, akiknek nagyon specifikus, mély és szélsőséges igényük van.

A G Suite egyszerűsége nagy vonzerejű. Nick Leffler, a kaliforniai székhelyű Exprance tulajdonosa, egy digitális marketing cég, azt mondta nekem: "Évek óta használom a G Suite-ot, és ez volt az út minden lépése. mint az Office 365) tiszta és egyszerű. "

Nick a G Suite-t választotta, mert: „A legtöbb ember számára ismerős alap, így nem tanulhatunk, csak marad az útból, és megkapja a munkát.”

Miért fizetne a G Suiteért, ha a Google alkalmazásai ingyenesek?

A legtöbb ember tudja, hogy a Gmail és a különböző Google-alkalmazások, mint például a Dokumentumok és lapok ingyenesen elérhetők. Miért fizetne valaki a G Suite formájában?

A G Suite célja, hogy különböző üzleti célú funkciókat és képességeket biztosítson. A későbbiekben mélyebben merülök a legtöbb ilyen funkcióra, de itt van egy gyors összefoglaló arról, hogy miért érdemes inkább vásárolni egy G Suite-előfizetést, nem pedig a Google fogyasztói verzióinak alkalmazásait:

  • A G Suite a felhasználók kezelését és adminisztrációs szolgáltatásait több felhasználó számára biztosítja.

  • A G Suite néhány nagyon érdekes, biztonságos és privát együttműködési funkciót ad hozzá.

  • A G Suite lehetővé teszi, hogy jelentősen növelje tárhelyét.

  • A G Suite az auditálás és az üzleti eDiscovery különböző szintjeit biztosítja.

  • A G Suite lehetővé teszi saját e-mail domainjének használatát.

  • A G Suite lehetővé teszi számok tárcsázását és tényleges, hasznos, emberi támogató személy beszerzését.

Ezek közül néhány hihetetlenül hasznos. Személy szerint értékelem a hozzáadott tárhelyet, a személyre szabott e-mail tartományt és a támogatást. Mely tulajdonságok előnyösek az Ön cégének, attól függ, hogy mit kell.

Támogattam a közösségi médiát és kérdeztem néhány embert, hogy hogyan használják a G Suite-ot. Samantha Avneri a Regpack marketing igazgatója, egy online regisztrációs szoftver cég, kevesebb, mint 30 alkalmazottal.

Elmondta nekem: "A G Suite eszközöket széles körben használjuk üzleti tevékenységünkben, hogy tartsuk fenn a feladatot, és egy helyen tartsuk az együttműködési dokumentumokat, könnyen szerkeszthetőek és könnyen kereshetők és kereshetők." Továbbá elmondta nekem: "A dokumentumok felbecsülhetetlen értékűek a tartalmi marketing projektjeim számára, és a lapok az egyetlen módja annak, hogy feltölthetem, szerkeszthetem és megoszthatom a jelentéseket, a költségvetéseket és többet."

Anita Williams Weinberg a Seattle-i VerbStudios, kreatív ügynökség vezető és kreatív igazgatója. Anita elmondta: "A csapatom a G Suite termékeket széles körben használja, hiszen sokat dolgozunk az induló cégekkel. Sokan blokkolják a blokkokat, az AI-t vagy az IoT cégeket, így a Google megoldás valóban szuper költséghatékony számukra."

Beszélünk költséghatékony, beszéljünk árképzéssel.

A G Suite árazás világos és érthető

Az Office 365-ös árképzés zavaros lehet - a Microsoft-szintű zavaró. Olyan sok különböző Office-előfizetés létezik - attól függően, hogy Ön egyéni vagy kis cég, vállalkozás, vagy van-e már meglévő vállalati Windows licenc- vagy Azure-terv -, hogy szinte lehetetlen leírni az összes opciót egyetlen cikk.

Ezzel szemben a G Suite három tervet tartalmaz: Basic, Business és Enterprise. Íme egy gyors összefoglaló:

  • A Basic 5 dollár / hónap. Minden felhasználó 30 GB-os tárhelyet kap.

  • A vállalkozás 10 dollár / hó. Felhasználónként 1TB tárhelyet kap. Ha öt vagy több felhasználó van, valójában korlátlan tárhelyet kap. Az alábbiakban többet fogok beszélni. Hozzáad egy eDiscovery képességet is.

  • Az Enterprise felhasználó 25 dollár / hónap. A vállalati tervek mindent magukban foglalnak az üzleti tervben, valamint számos vállalati szintű adminisztrációs és irányítási eszközzel.

Ez az egyik dolog, amit nagyon szeretem a G Suite-ról. Ez világos és érthető.

A G Suite online, és nem igényel telepítést

Az Office 365 érdekes termék, mert hibrid. Az Office-előfizetés megvásárlásakor hozzáférést biztosít az Office core-alkalmazások letölthető teljes verzióihoz (mely alkalmazásoktól függ, hogy melyik előfizetésről van szó), valamint a mobil és webes alkalmazások korlátozottabb verzióival.

A G Suite az, amit SaaS alkalmazásnak hívunk, a Szoftver szolgáltatásként. A G Suite előfizetésre kerül, ahelyett, hogy megvásárolná. Ellentétben a régi iskolai telepíthető szoftverekkel, mint például az Office alapvető alkalmazásai, nem telepíti a G Suite programot a számítógépére. Ehelyett egyszerűen jelentkezzen be a G Suite fiókjába (hasonlóan ahhoz, ahogy bejelentkezett a Gmailbe).

Néhány mobilalkalmazás telepíthető a telefonjára, és van egy offline mód, így a G Suite projektjein dolgozhat anélkül, hogy csatlakozna az internethez. Ez akkor hasznos, ha utazik. Bár személyesen, amikor elveszítem az internetkapcsolatot, csak ott ülök, és szánalmasan szeszélyesen addig, amíg a bitek újra nem indulnak el.

A Candy Bellau tulajdonosa a Kramerica Business Solutions LLC-nek, a Louisiana-i Metairie-ban található számviteli és üzleti szolgáltatóknak. Azt mondta nekem: " Szeretem a G Suite-t, mindent összekötött, e-mailt, naptárat, fotókat, meghajtót, lapokat. Minden ott van. A laptopomról, telefonomról vagy bármilyen számítógépről bármihez tudok hozzáférni. Az én munkám és az életem számára ez sokkal könnyebbé teszi a dolgokat. "

G Suite Gmail, naptár és saját e-mail domainje

A G Suite egyik előnye, hogy lehetővé teszi, hogy saját, saját domainjét állítsa be e-mail szerverként. Ez azt jelenti, hogy az e-mail címek egyedülállóak lehetnek, mint a [email protected] Ehelyett e-maileket kaphatsz és küldhetsz a [email protected] címen.

Most, a fogyasztói gmail lehetővé teszi, hogy személyre szabott tartományból is küldjön és küldjön leveleket. A különbség az, hogy erre (különösen a küldésre) van szükség egy másik e-mail szerverre, amely az adott tartományt tartalmazza. A G Suite kezeli a domain tárhelyét, ami jelentősen csökkenti a komplikációkat.

Teljesen bízom a Google Naptáron az összes projektem és határidők kezelésében. Írok ezt a cikket most, a Google Dokumentumokban (bár én is használom a Word-t - ez leginkább attól függ, hogy mi a legjobban az ügyfeleim számára). A Hangouts-et használom a munkacsoportjaimmal való kommunikációhoz. És van terabájt adataim a Google Drive-hoz.

A G Suite nagyon egyszerű együttműködést biztosít

A G Suite tartalmazza a Google+ szolgáltatást is, amely a Google által futó szociális hálózat. Ami érdekesvé teszi a Google+-t a G Suite alkalmazásában, az, hogy saját, biztonságos vállalati szociális hálózatot hozhat létre. Tehát bár a Google+, mint a Facebook versenytársa, valószínűleg nem szerzett jelentős vontatást, a Google+ saját képességeinek használata a saját szervezetén belül, magántulajdonban, nagyon hasznos lehet.

Nem használom a Google+-t, de a G Suite alkalmazás alapú együttműködést használom. Egyszerűen fogalmazva, egy táblázatot vagy szövegszerkesztő dokumentumot lehet nyitni a képernyőn, és megoszthatja azt a csapatának annyi tagjával, amennyit csak akar. Mindegyik szerkesztheti, és a változások megjelenésekor megjelennek.

Csapataim gyakran használják ezt telefonos találkozókon, néha két vagy három dokumentumot nyitva és képernyőn egyszerre. A csapattagok hozzáadhatják saját jegyzeteiket, szerkeszthetik a táblázatkezelő cellákat, vagy módosíthatják a szöveget. Gyakran írom a címsorokat közvetlenül a híváson, majd mutassam rá, és az ügyfelek élőben tudnak változtatni. Ez egy óriási időmegtakarító.

Shawn Breyer fut az Atlanta-alapú Breyer Home Buyers-et, egy otthoni vásárlási szolgáltatást. Nézze meg a honlapjukat, mert érdekes üzleti modellük van az otthoni értékesítési piacon. Shawn azt mondta nekem: "Képesek vagyunk felgyorsítani a termelésünket a G Suite együttműködési funkcióival. Öt ember dolgozhat egyszerre ugyanazon a Google Sheets fájlon."

Most, hogy tisztességes legyen, a Microsoft alapvető alkalmazások online verziói kiváló együttműködést tesznek lehetővé, de ez nem csökkenti a G Suite együttműködési képességét. A G Suite-ot sokkal könnyebb beállítani, elérni és bejutni.

A Google-alkalmazások sokkal gyakrabban használhatók az együttműködéshez. A több száz (ha nem ezer) telefonbeszélgetésen ott voltam, ahol élő dokumentumokat osztottunk meg, azt hiszem, az egyetlen alkalom, amikor az online Office 365 alkalmazásokat használtuk, az volt, amikor az ügyfél Microsoft volt.

A Google Drive tárolja az összes dokumentumot a felhőben

A Google Drive a Dropbox, a Microsoft OneDrive, a Box és más hasonló szolgáltatások közvetlen versenytársa.

A többi G Suite alkalmazáshoz hasonlóan van egy fogyasztói és egyéni verziója a Google Drive-nak és egy olyannak, amelyik a G Suite-ba sült. A többi fogyasztói Google-alkalmazással ellentétben a felhasználóknak is meg kell fizetniük a Google Drive-on - és az egyes verziók drágábbak lehetnek, mint a G Suite előfizetés.

Nézzük meg először a fogyasztói verziót. A mai napig (a tárolási szolgáltatások ára sokat változik, így ez a változás az olvasás idejére változhat), a fogyasztók 15 GB szabad tárhelyet kapnak. Ha fogyasztói Gmail-t használ, az összes üzenet ebbe a tárolóba kerül, ugyanúgy, mint az alkalmazásokból származó fájlok. A Google engedélyezi az ingyenes fotótárolót is, mivel a Google Drive fogyasztói verziója számos Android-telefont támogat.

A 15 GB-os tárolás után a tároló (ismét a Google Drive nem G Suite változatában) ára megegyezik az alábbiakkal:

  • Akár 100 GB: 1, 99 $ / hó

  • Legfeljebb 1 TB: 9, 99 $ / hó

  • Akár 10 TB: 99, 99 $ / hó

  • Legfeljebb 20 TB: 199, 99 $ / hó

  • Legfeljebb 30 TB: 299, 99 $ / hó

Amint láthatod, add hozzá.

Ezeknek az áraknak a G Suite-hoz viszonyított összevetése egy kis agycsavarodást eredményez, de egy percig dolgozni fog velem. A G Suite számára a Google két árképzési modellt tartalmaz: A felhasználó tárolási elosztása és teljesen korlátlan tárolás.

A G Suite olcsó helyszíneken egy felhasználó tárolható. Az alapterv 30 GB tárterületet biztosít (a többi G Suite funkcióval együtt, a fentiekben tárgyalt) 5 dollár / hónap. Ha mindössze a tárolásra volt szüksége, a 100 GB-os fogyasztói verzió 1, 99 dollárnál jobb megoldást jelent.

Ez az üzleti terv, ahol a dolgok elkezdenek érdekesnek lenni. Ha kevesebb mint öt felhasználó van az üzleti tervben, 10 dollárt fizet havonta egy felhasználóra, és 1 TB-ot kap egy felhasználóra. Ez lényegében ugyanaz, mint a fogyasztói szolgáltatás.

Ha azonban öt vagy több felhasználója van (akár üzleti, akár vállalati tervben), hirtelen korlátlan tárhely van. Ez nagy.

Régebben a felhőtároló cégek közül sokan korlátlan tárolást kínáltak, de egyenként egymás után visszavonták ezeket az ajánlatokat. Most, az egyetlen olyan cég, amit találtam, és amely korlátlan tárolást kínál áron, a kisvállalkozások elnyelik a Google-t.

Van valami 13 TB-os számom a Google Drive-on a felhőben. Nekem van több, de mivel a Google Drive-ra váltottam, a Comcast feltöltési sebessége olyan lassú, hogy csak 13 TB-t sikerült elérnem. Sokkal több van. A Google Drive-ot felhőmentési szolgáltatásként használom, valamint az összes dokumentumom élő példányainak megőrzését. (Bővebben erről egy kicsit.)

Ha megpróbálnám ezt a 13 TB-t a Google Drive fogyasztói árképzési modelljének használatával tárolni, akkor majdnem kétszáz dollárt fizetnék havonta, és az összes tárolás csak a fiókomhoz kapcsolódik. A kisvállalkozásom magában foglalja a feleségemet, és nem tudná megosztani ezt a tárhelyet.

Másrészt megvettem egy előfizetőt öt felhasználó számára a Google G Suite üzleti tervben. Minden felhasználó 10 dollár / hónap. Mint ilyen, havonta ötven dollárt fizetem a korlátlan tárolásért, a havi kétszáz dollárt pedig 20 TB-os kupakkal tároljuk.

Ez egy kicsit furcsa, mert csak két tényleges felhasználóm van, de a $ 50 / month összeg kifizetésével a Google hatalmas tárolóforrásait teljesen megnyitja. Azt is tudom, hogy könnyedén hozzá tudok adni három további munkatársat a projektekhez anélkül, hogy növelném a havi G Suite kiadásaimat.

Nyilvánvaló, hogy ha nem kell tárolni vagy menteni a terabájtokat, előfordulhat, hogy nem lesz szüksége erre a szolgáltatásra. Ne feledje azonban, hogy olyan projektek, mint a 4K-os videojátékok nagyon, nagyon gyorsan tárolják a tárolót. Számomra ez a tárolási architektúrám lényeges része.

Az egyetlen félelem (és ez egy ésszerű, figyelembe véve a Google történetét a termékek elpusztításában) az, hogy egy nap a Google megváltoztatja korlátlan tárolási politikáját, mint az Amazon. Az egyetlen igazi reményem itt az, hogy az évente 60 dollár helyett, amit az Amazon felszámít, a Google minimum 50 dollárt számít fel havonta. Mivel a tárolási költségek mindig lefelé haladnak (különösen a Google számára, akik bolygónk méretű darabokat tárolnak), ez elegendő lehet a program megtartásához.

Teljes szöveges keresés (akár képeken is)

Az én kedvenc funkcióim egyikével befejezem a G Suite áttekintését. Most, hogy a legtöbb dokumentumot és fájlt tárolom a Google Drive-on található felhőben, hozzáférhetek a Google legendás kereséséhez a dokumentumokhoz.

Ez nagy, mert a Google Drive nem csak a szöveges dokumentumokban keresi a szöveget. Az OCR mindent megtesz, így még akkor is, ha fotót készített egy jelről, és mindent, amit a fájlban tartalmaz, pixelek, a Google Drive megtalálja azt.

A Gmail 1997 óta minden levelem és a Google Drive (amely minden nem kormányzati és nem FERPA korlátozott dokumentumot tartalmaz) között keresem, bármit, amit valaha írtam, letöltöttem, szkenneltem vagy fényképeztem - az egész vállalat dokumentumai.

Egy dolog, amit megjegyezni kell: G Suite A Google Drive keresője tiszteletben tartja a hozzáférési jogokat. Mivel én vagyok az elsődleges felhasználó a kis cégemben, hozzáférhetek mindennel a fájljaimhoz. Azonban más alkalmazottak vagy partnerek csak azt látják, hogy a G Suite jelentős menedzsment- és hozzáférési ellenőrzése révén megnyitották őket.

G G?

Mint a szinte minden vásárlásnál, a kellék-vásárlási döntés mindig az Ön egyedi igényeit támasztja alá. Ez azt jelenti, hogy a G Suite árképzése csak kisvállalkozások számára elérhető, és az előnyök meglehetősen jelentősek.

Aggódom, hogy a Google mindent lát, amit csinálok? Igen. Egy pontig. De mivel szinte minden szervezet, akikkel együtt dolgozom (beleértve a kormányzati szerveket is) használják a Google termékeit és szolgáltatásait, azt látom, hogy a Google úgy fogja látni a dolgokat, hogy ilyen módon. Mindaddig, amíg a Google elhagyja a módját, hogy megvédje magát a megszegésektől - és jobb helyzetben van, hogy ezt tegye, mint valaha, nem vagyok túl aggasztó, hogy a dokumentumok a Nagy Indexbe kerülnek Az ég.

 

Hagyjuk Meg Véleményét