Könnyebb, mint valaha, hogy a legfontosabb rekordok, dokumentumok, fényképek, videók és egyéb személyes adatok másolatai olvashatók legyenek / megtekinthetők / lejátszhatók, miután a fájlok létrehozásához használt hardver és szoftver megharapta a port.

A biztonságos adat archiválás négy kulcsja az elavult fájlformátumok kiválasztása, olyan adathordozók használata, amelyek nem romlanak vagy nem érhetők el, több példányt tárolnak egymástól, és rendszeresen ellenőrzik az archivált adatokat annak érdekében, hogy még mindig olvasható legyen.

Ne maradjon el az elavult adatformátumokkal

Az archiválni kívánt fájlok többsége valószínűleg saját formátumú, például a Microsoft Office .doc, .xls és .ppt fájljaiban a Word, Excel és PowerPoint esetében. Annak ellenére, hogy olyan szoftverek és szolgáltatások léteznek, amelyek lehetővé teszik az Office-fájlok olvasását és szerkesztését anélkül, hogy azokat az Office-alkalmazásokat használták volna, ezek a formátumok elavulnak egy nap - talán előbb, mint gondolnánk.

Még akkor is, ha a fájlokat eredeti saját formátumban archiválja, jó ötlet, hogy a fájlokat egy másik formátumba konvertálják. Ez a megközelítés a nyílt forráskódú Archivematica adat-archiválási szolgáltatás által, amely az eredeti fájlformátumot fenntartja, de a fájlokat megfelelő "megőrzési" és "hozzáférési" formátumra is átalakítja.

Például az Archivematica médiatípus-megőrzési tervei a .doc, .rtf és .wpd szövegszerkesztő fájlokat XML-alapú nyílt dokumentumformátumra (ODF) konvertálják a megőrzés céljából, és az Adobe PDF-jét megtekintésre. Hasonlóképpen, a rendszer a .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga és .tiff raszteres képfájlokat tömörítetlen TIFF-ekként is megőrzi és JPEG-ként látja el.

Az Archivematica rendszer még mindig fejlesztés alatt áll, de letöltheti az ingyenes archiválási szoftver alfa-verzióját virtuális eszközön, élő USB-kulcson vagy élő DVD-n.

A visszamásoláshoz a legjobb módja annak, hogy az archivált fájljaik olvashatóak legyenek, miközben megőrzik eredeti formátumukat és más attribútumokat, az eredeti formátumban és legalább egy általános, nyílt formátumban menteni őket. Ez lehetővé teszi a program létrehozásához használt fájlok megnyitását, megtekintését és szerkesztését, ha rendelkezésre áll, és hozzáférjen az adatokhoz alaposabb formában, ha a saját szoftver nem áll rendelkezésre.

Keresse meg a tárolóeszközt lábakkal

Ha kíváncsi, hogy mennyi ideig tartanak a CD-k és DVD-k adatai, nem vagy egyedül. Még a szakértők sem tudnak egyetérteni az optikai adathordozók várható élettartamával - és ugyanez igaz a mágnesszalagokra és lemezekre. (Az X Lab részletesen tárgyalja az optikai adathordozó élettartamát, beleértve az optikai adathordozók tesztelésére vonatkozó ISO szabványok rövid leírását.)

Az általános konszenzus az, hogy a CD-R-eknek 30-50 évig kell tartaniuk, a DVD-R-nek kevesebb, és a CD-RW-ket és a DVD-RW-ket még kevésbé. Hasonlóképpen, a szalagok és a merevlemezek várhatóan 10-30 évig olvashatók lesznek, míg a hordozható lemezek, az USB-meghajtók és más szilárdtest-tárolóeszközök talán fél éven át fennmaradhatnak.

De ezek csak számok. Ki akarja bízni a fontos adataikban való valószínűséggel? A tények az, hogy bármely tárolóeszköz bármikor meghibásodhat. Ezért kell több adathordozón archiválni az adatokat, és rendszeresen ellenőriznie kell az archívumokat a hibákért (további információk az alábbi pontokban).

Két kedvenc archívum-tárolási lehetőségem a legrégebbi és a legújabb: papír és online. Az archívumok nyomtatása közben nem környezetbarát, ezért nehéz a megfelelő módon tárolt papírrekordok várható élettartamát megverni. Természetesen a papírarchívumban található bizonyos fájlok megkeresése kihívást jelenthet, és a papírrekordokat nem lehet könnyen konvertálni.

Ha a kereshetőség és a könnyű elérhetőség fontos, az online adatarchívumok jó választás. Az olyan szolgáltatások, mint a SpiderOak és a Microsoft SkyDrive, megkönnyítik a fontos fájlok fájlok másolatainak tárolását a felhőben, ahol bármely böngészőből lekérhetők. (2009 júniusától a SpiderOak-ot és két másik ingyenes, titkosított online tárolási szolgáltatást leírtam.)

Több, mint egy archívum, egynél több hely

Az adatarchívum online tárolása megsérti a biztonságos tárolás két szabályát: nincs fizikai hozzáférése a hardverhez, amelyet a fájlok tárolnak, és Ön érzékeny a használt szolgáltatás pénzügyi helyzetére. Ha a szolgáltatás folytatódik, nincs garancia arra, hogy képes lesz letölteni az adatokat, és bízni kell abban, hogy a szolgáltatás képes tárolni és tárolni a tárolószervereit.

A legfontosabb az, hogy elkerüljék, hogy az összes archív tojás egy kosárba kerüljön. Használja a média és a fájltípusok kombinációját fontos adatok archiválásakor annak érdekében, hogy növelje annak esélyét, hogy az információ jól elérhető legyen a jövőben. És mivel új archiváló médiát fejlesztenek ki és bizonyítottan praktikusnak bizonyulnak, az archívumot az egyik ilyen formává alakíthatja át.

Egy másik nagyon fontos archiválási tárolási szabály: mindig tároljon legalább egy példányt az archivált adatairól valahol máshol, mint otthon vagy irodában. Ez egy olyan terület, ahol az online tárolás hasznos.

Ütemezzen rendszeres archiválási ellenőrzéseket

Az elmúlt néhány évben jó szabad darabot töltöttem az ingyenes Audacity hangszoftver segítségével, hogy több ezer zeneszámot több száz audio kazettára MP3-ra alakítsam. A szalagok egy része már az 1970-es évek közepén készült, de leginkább az 1980-as évek és az 1990-es évek elején történt.

A gyűjteményemben vásárolt áruházak legtöbbje most már nem játszható le, de sokkal jobb szerencsém volt a házi készítésű felvételekkel. Valójában egy 1976-ban elkészített szalagot a régi VW bugomban tárolt korai élete jó részében töltöttem - a fagyasztási hőmérsékleten és a hólyaghevítésen keresztül -, de teljesen újnak tűnt, amikor a dalait digitálisra alakítottam (köszönöm, TDK !)

Ha fontos digitális fájljairól van szó, nem bízhat a szerencsében. Szerezd be a szokásodat, hogy rendszeresen nyisson meg néhány fájlt a különböző archívumokban. Ha nem érhetők el, ásd ki az egyik más biztonsági másolatot, és készítsen egy másik archív másolatot a fájlok ismert verzióinak felhasználásával. Végtére is, érdemes megtakarítani mindent, amit megtakaríthat.