Az elmúlt hónapban kétszer meg kellett ismernem a Microsoft Office-t, mert egy olyan cég, akivel dolgoztam egy eredeti Office-fájlban. Mindkét tapasztalat felértékelődött a Google Drive egyszerű és egyszerű alkalmazásaiban.

Igen, vannak olyan feladatok, amelyeket a Google Drive szövegszerkesztője, a táblázatkezelő és a prezentációs program nem képes jól vagy egyáltalán kezelni, de a dolgozók 99, 9 százaléka esetén a Google Drive szépen illeszkedik a számlát. Az alábbiakban öt módja van arra, hogy a Google Drive-ot a munkanapon kívüli percek borotválkozására használja.

A billentyűparancs megnyitja a billentyűparancsok listáját

Néhány évtizedes számítógép használata után a memória kapacitása a billentyűparancsok eléréséhez elérte a korlátot. Mégis, nincs jobb módja annak, hogy gyorsabban dolgozzon, mintha az egeret elnyomná a közös műveletekhez szükséges billentyűkombinációk mellett.

A Google Drive speciális billentyűparancsokat tartalmaz, amelyek közül a legtöbb CNET Ed Rhee-t írta le az előző áprilisban közzétett hozzászólásban.

Számunkra emlékeztető típusok esetében a legutóbbi a listán lévő legutóbbi parancsikon: a kérdőjel (vagy a Shift + /) megnyitásához nyisson meg egy ablakot, amely felsorolja az összes Google Drive billentyűkombinációt. (A főmenü jobb felső sarkában található Beállítások (fogaskerék ikon) legördülő menüben a "Billentyűparancsok" lehetőségre kattintva a parancsikon is megnyitható.)

Ne feledje, hogy februárban Ed adott fel a Gmail billentyűparancsok listáját, amelyekhez hasonlóan a Gmail főablakából is hozzáférhet, ha egy kérdőjelet ír be.

Az e-mail szöveg egy Google Dokumentum fájl lesz

A múlt májusi bejegyzésben leírtam Josh Sullivan ingyenes Gmail-csatolmányait a Google Chrome meghajtó meghosszabbításához, amely hozzáad egy "Mentés a meghajtóhoz" opciót a mellékleteket tartalmazó üzenetekhez.

Sajnos az üzenetet nem lehet menteni a Google Drive-ra szerkeszthető formátumban. (Megnyithatja az üzenetet, és válassza a Fájl> Oldal mentése másként> Google Drive parancsot, de az eredményül kapott HTML vagy "Web archívum" fájl nem szerkeszthető szöveges dokumentumként a Google Drive-ban.)

A Google Drive ingyenes Mail2Drive kiterjesztése egyedi e-mail címet biztosít, amelyet az üzenet szövegének egyszerű szöveges Google Dokumentum-fájljá alakítására használhat.

Miután telepítette a bővítményt és jelentkezzen be a Google Drive-fiókjába, látogasson el a Mail2Drive oldalra, és kattintson az Alkalmazás indítása gombra a program üdvözlőképernyőjének megnyitásához. Az e-mail cím létrehozásához válassza a "Kattintson ide az induláshoz" gombra.

Annak elkerülése érdekében, hogy a Mail2Text címet minden alkalommal átmásolhassuk és beillesszük, amikor egy üzenetet szeretnék konvertálni egy Google Dokumentumfájlra, létrehoztam egy Mail2Text névjegyet a Gmailben. Ezzel továbbíthatom az üzenetet, és elindíthatom a "mail2text" -t a Címzett: mezőbe a Mail2Text cím megadásához.

Az első alkalommal, amikor így továbbítottam az üzeneteket, az üzenetek soha nem tették a Google Drive-ra. El kell távolítania a "Mail2Drive" előtagot a címzettől a Címzett: mezőben, hogy az üzenetet a Google Drive tárolójába helyezze. Előfordulhat, hogy a szerkesztés előtt exportálnia kell a kapott fájlt a Google Dokumentumokba.

A Mail2Drive használatának egy másik korlátozása az, hogy a kiterjesztés által létrehozott fájlok a My Drive listán található mappákba kerülnek. Egy másik helyet nem adhat meg, amikor az üzenetet elküldi a Google Drive-nak.

Természetesen a fájlokat és mappákat átszervezheti úgy, hogy kiválasztja őket, és kiválasztja a mappa ikont a Google Drive szervezés ablakának megnyitásához.

A Google Drive korlátozása szinkronizálható bizonyos mappákkal

A Google Drive szolgáltatás, amelyre támaszkodtam, az, hogy az összes fájlom legutóbbi verziói automatikusan elérhetők legyenek az összes számítógépemen és eszközön, függetlenül attól, hogy jelenleg online vagyok. Ez a fájl-párhuzamosság azonban gyorsan megragadhatja a gép merevlemezeit.

Egy adott számítógépen lévő hely megtakarításához korlátozza a rendszerrel szinkronizálandó Google Drive mappákat. Kattintson a Google Drive ikonjára a tálcán, és válassza a Beállítások lehetőséget. Jelölje be a "Csak egyes mappák szinkronizálása ehhez a számítógéphez" lehetőséget, válassza ki a szinkronizálási opciók ablakban szinkronizálni kívánt mappákat, majd kattintson a "Módosítások alkalmazása" gombra.

Mivel a Beállítások párbeszédpanel jelzi, a Google Drive mappájában nem található fájlok mindig szinkronizálódnak. Az összes fájlszinkronizálás letiltásához törölje a jelölőnégyzetet a mappa ablak alatt megjelenő "Google Dokumentumok fájljainak szinkronizálása" opcióról.

Mentse el a tárhelyet a szükségtelen fájlverziók törlésével

A Google Drive 30 napig vagy legfeljebb 100 javításig megőrzi a fájlok összes verzióját. A tárolt fájlok típusától és méretétől függően a verziók nagy mennyiségű tárhelyet foglalhatnak el.

Ha meg szeretné akadályozni, hogy a Google Drive törölje a fájl korábbi verzióit, jelölje ki a fájlt, majd kattintson a Tovább> Javítások kezelése elemre. (Ne feledje, hogy ez az opció nem érhető el olyan fájlok esetében, amelyek nem rendelkeznek több verzióval.) Ellenőrizze a fájl opcióját a "Ne törölje automatikusan."

Hozzon létre egyetlen archívumot a Google összes adata számára

Számos bővítmény ígéri, hogy biztonsági mentést készít a Google Drive fájljairól, de a Google Takeout archiválási szolgáltatás megfelelhet a mentési igényeinek, anélkül, hogy egy újabb programot kellene letöltenie és telepítenie.

Kapcsolódó történetek

• A dokumentumok gyorsabb előnézete a Google Drive-ban
• Weblap mentése közvetlenül a Google Drive-ba
• A Google Dokumentumok használata az iOS használatához

Indítsa el a Google-fiókjába való bejelentkezést, és nyissa meg a Takeout oldalt. A Google Drive-fájljain kívül archiválhatja az összes adatot a Google+-ban, a Körökben, a kapcsolatokban, a profiljában, a Picasa képekben, a Google Voice-ban és más Google-szolgáltatásokban.

Minden archiválásához kattintson az "Archívum kiválasztása" fül alatt az "Összes adat" lap alatt található "Archívum létrehozása" gombra, vagy válogasson a "Szolgáltatások kiválasztása" gombra, és válassza ki az archívum létrehozása előtt a menteni kívánt elemeket.

Csak néhány percig tartott, hogy elkészítse a ZIP-archívumot, amely körülbelül 150 MB-os Google adatot tartalmaz, amelyek nagy része a Google Drive fájlokból állt. A letöltés megkezdéséhez kattintson a Letöltés gombra.

Amikor a letöltés befejeződött, egyszerűen törölje le a fájlt, hogy megtekinthesse az adatokat az egyes alkalmazások megfelelő mappájában. Csak azt szeretném, ha az archívum tartalmazza a keresési és böngészési előzményeket. Aztán talán tudom, hogy magamról tudok, hogy a Google tud rólam.