Ez a CNET #adulting történetsorozatának része, amely segít abban, hogy kitaláljuk, hogyan kell most élni, dolgozni és játszani.

Ha 2017-ben munkája van - vagy iskolába jár, vagy csak lélegezzen -, valószínűleg az e-mailen nyugszik, ha megtörténik a dolgok. És bár valószínűleg az életed jó részének elküldését küldte el, a munkatársak és a főnökök elküldése más, mint az anyád vagy a legjobbja.

10 éven keresztül szakmailag e-maileket írtam az ügyfelek számára. Íme a legjobb tippek az e-mailek megnyitásához, olvasásához és minden alkalommal megválaszolásához.

1. Ne pazarolja a tárgyat

A témakör az első (és néha utolsó) esélye arra, hogy valaki megnyitja az e-mailt. Ne tévesszen ki olyan témakört, amely csak azt mondja: "Szia!" Ez nem mond semmit az olvasónak. Ha nem ismerik meg személyesen, akkor csak azt feltételezik, hogy az e-mailje spam és törölje azt.

A legjobb témakör összegzi az e-mailjeidet. Íme néhány jó példa:

• Kérdés a keddi találkozóról

• Segítségre van szüksége az új szoftverrel kapcsolatban

• Ismeri Jim Smith-t?

• Hasznos visszajelzések a New York-i konferencián

Ne feledje, hogy a tárgysorok kivágnak, különösen a mobilon. Szóval, tartsa rövid, érdekes és pont.

2. Adjon hozzá sürgősséget (... ha sürgős)

Egy másik tipp a megnyitáshoz a sürgősség érzése a témakörben - ha és csak akkor, ha sürgős. A kupakzár használata nagyszerű ehhez, de takarékosan használja. Íme néhány példa:

• Szükségem van az ASAP-ra

• Sürgős: Még szavazott?

• ATTN: Segítségre van szüksége a tárgyalóteremben

• RSVP: Szüksége van a válaszára az EOD

• TIMELY: Jelentkezz be ma 18 óráig

A fentiek csak akkor hasznosak, ha valóban szükség van az e-mail olvasására és az azonnali válaszra. A túlzott használat során ezek a készletek gyorsan elveszítik a rajzot.

3. Legyen alkalmi és használatos nevek

Ha e-mailt küldünk valakinek, aki nem ismer téged, győződjön meg róla, hogy mindig nyitja meg a személy nevét. Ezáltal az e-mail úgy érzi, kevésbé spam és személyes. Elkezdhet egy alkalmi e-mailt, "Hi Anna!" Ha az e-mail formálisabb, menj valamihez: "Hello Anna Jones" vagy "Kedves Ms. Jones".

Még akkor is, ha az e-mailek általában formálisak lehetnek, jobb szerencséje lehet egy váratlan alkalmi taktikával. Ez a fajta e-mail úgy érzi, személyes és alkalmi, de nem invazív. Ha azt mondják, hogy az első nevüket használják, és megemlítenek valamit, ami személyes és sajátos a címzett számára, az e-mail címét átveszi az alkalmi helyre anélkül, hogy meghaladná. Néhány dolog, amit mondhatsz:

• Nagyszerű találkozás volt a múlt héten
• Szerette a tweet / Facebook posztot stb. körülbelül [töltse ki az üreset itt]
• A beszélgetés a [kitölteni az üres] konferencián különösen hasznos volt számomra, mert [töltse ki az üreset]

Ez az alkalmi megközelítés nyugodtabbá és fogékonyabbá teszi a címzettet. Az ok-okozati megközelítést az idő 90 százaléka használja, és működik. Mentem formálisan a kormányzati tisztviselők és a nagyvállalatok vezérigazgatói számára.

Még formálisabb e-mailekben is, a bókokkal vagy a pozitív személyes tapasztalatokkal kezdve azonnal beolvashatja az olvasót az e-mailbe, és hajlandó válaszolni. Csak tartsd rövidre.

4. Menjen a ponthoz

Gondolja át, hogyan ellenőrizze és rangsorolja a postafiókot. Az esélye, hogy sok e-mailben átmásolhatja, hogy mi szükséges azonnali válaszadásra, és mi késleltethető. Szóval, ne pazarolja az időt a preambulumokkal. Azonnal lépjünk a pontra, majd adjunk hozzá minden magyarázóhoz vagy oldalinformációhoz. Senkinek nincs ideje eljuttatni egy e-mailt, hogy kitaláljuk, mit akarsz.

Adott esetben egy felsorolt ​​lista segíthet abban, hogy az olvasó gyorsan megértse, amire szüksége van.

5. Tartsa rövidre

Még akkor is, ha rögtön eljutsz a ponthoz, ne csörögjön utána. Csak a legfontosabb információkat tartalmazza, majd hagyja abba a gépelést. Komolyan. Egy hosszú szövegblokk csak akkor teszi, ha a címzettek sóhajtanak, és úgy döntenek, hogy később visszajönnek és elolvassák az e-maileket. Találd ki, mi? Az Ön e-mailjeit gyorsan elfelejtik, és soha nem fognak visszatérni hozzád.

6. Hozzon létre egy cselekvési felhívást

Ha azt szeretné, hogy a címzett cselekedjen, mondja el. Adjon nekik utasításokat pontosan arra, amire szüksége van, mint egy adott időpontra és dátumra adott válasz. Ezt hívják cselekvési (CTA) hívásnak a professzionális e-mail írásban.

7. Legyen könnyű

Győződjön meg róla, hogy a lehető legegyszerűbb a címzett számára, hogy mit tegyen. Adjon hozzá egy linket, amelyre kattint, a hívni kívánt telefonszámot vagy egy olvasandó dokumentumot, ha többre van szüksége, mint egy e-mailben küldött válasz.

8. Adjon hozzá határidőt

Ne feledkezzünk meg a sürgősségről, ha a kedvezményezettnek határidőt adhat a cselekvésükre, ha igen. Szintén elengedhetetlen a szokások, hogy megakadályozzák a cselekvés iránti igényt. Kérlek, kérlek, és köszönjük, hogy lágyítsák a kérését.

Íme néhány példa:

• Küldhetsz nekem EOD válaszát? Kösz!

• Kérem, RSVP használja ezt a linket délben?

• Kérem, adjon meg egy hívást 9 órakor. A cellám száma 000-0000.

• Kérjük, csatlakozzon a csapat többi tagjához a Slack csoportunkban: abc123.slack jelszó: 1234

A kérelem sürgősségétől függően előfordulhat, hogy megkérdezi a címzettet, hogy válaszoljon még akkor is, ha a határidő nem működik. Így olyan párbeszédet folytathat, amely segít elkerülni a lemorzsolódást.

9. Ne felejtse el a nevét

Végezze el az e-mailt egy köszönettel és nevével. Ne csak feltételezzék, hogy tudják, hogy ki az e-mail. Valójában győződjön meg róla, hogy az e-mail fiók automatikus aláírását a teljes nevével, foglalkozásával vagy pozíciójával és elérhetőségi adataival szerkesztheti úgy, hogy az minden e-mailben automatikusan megteljen.

10. Nyomon követés

A határidő lejárta után ne féljen e-mailben elküldeni a címzettnek, hogy ellenőrizze a választ. Néha az emberek válaszolni akarnak, de csak elfelejtik.

Íme néhány nyomon követési vonal, amit ellophatsz:

• Szia (név), észrevettem, hogy nem kaptál vissza hozzám (téma). Visszatérhet hozzám (idő)? Kösz!

• Szia (név), látta az e-mailemet (téma)? Ha kapok választ (idő), hogy fantasztikus lenne. Kösz!

A hatékony e-mail művészetének ismerete észreveheti. Használja ezeket az elemeket, és eredményeket kap. Ki tudja? A hozzáértő e-mailezési készségei akár a munkát is felemelhetik a létrán.

7 ok arra, hogy átálljon a Google Beérkezett üzenetekre 7 Fotók